Bảng lương không có ký nhận có được tính là chi phí hợp lý không?

Chi phí lương là một trong những chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong hầy như các doanh nghiệp thế nên việc làm đúng và đủ theo quy định hiện hành là rất quan trọng để các khoản chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp.

Hiện nay có nhiều doanh nghiệp vì nhiều lý do khác nhau, hoặc do đặc thù ngành nghề kinh doanh nên sẽ thanh toán lương bằng tiền mặt và người lao động sẽ nhận lương và ký xác nhận đã nhận đủ, Có những trường hợp thiếu hoặc mất phiếu chi lương hay bảng ký xác nhận đã nhân lương thì xử lý thế nào? Có được đưa chi phí lương vào chi phí hợp lý hay không; Cùng các chuyên gia kiểm toán dịch vụ của thương hiệu dichvukiemtoanbctc.com 15+ năm kinh nghiệm tư vấn kế toán thuế tìm hiểu.

Bảng lương không có ký nhận có được tính là chi phí hợp lý không

Căn cứ pháp lý

Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC (hướng dẫn Luật Thuế TNDN) quy định:

“Chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN phải là chi phí thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp; có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật; có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên.”

Điểm b Khoản 2.5 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 96):

“Tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp trả cho người lao động nếu không có chứng từ thanh toán, bảng lương ký nhận, hoặc không kê khai thuế TNCN theo quy định thì không được tính vào chi phí được trừ.”

>>> Xem thêm: Tiền lương trên 20 triệu đồng có bắt buộc phải thanh toán chuyển khoản?.

Trường hợp bảng lương KHÔNG có ký nhận, không chuyển khoản?

Trường hợp	Có được tính chi phí hợp lý không?	Giải thích
Bảng lương không có ký nhận và trả tiền mặt	❌ KHÔNG được	Thiếu chứng từ xác nhận chi phí thực tế phát sinh.
Bảng lương không có ký nhận nhưng chuyển khoản qua ngân hàng	✅ Được (có thể)	Nếu có sao kê ngân hàng chứng minh khoản tiền đã trả đúng cho từng lao động.

Các chứng từ thay thế trong trường hợp không ký nhận bảng lương giấy

Nếu không có bảng lương ký tay, doanh nghiệp cần chứng minh chi phí tiền lương là có thật và đã chi trả qua các cách sau:

Có sao kê ngân hàng thể hiện rõ tên người lao động, số tài khoản, số tiền trùng khớp với bảng lương.
Có hợp đồng lao động rõ ràng, thể hiện mức lương thỏa thuận.
Có thang bảng lương, quy chế trả lương theo quy định nội bộ.
Có kê khai và nộp thuế TNCN nếu phát sinh nghĩa vụ thuế.
Có bảo hiểm xã hội (nếu thuộc diện tham gia).
Có chữ ký điện tử hoặc phần mềm quản lý lương điện tử (được công nhận theo pháp luật về giao dịch điện tử).

>>> Xem thêm: Có được tính chi phí lương nếu trả bằng tiền mặt không: từ ngày 1/7/2025?

Chi phí lương có bắt buộc phải chuyển khoản không?

“Căn cứ Điều 96 Bộ luật Lao động 2019 quy định như sau:

Hình thức trả lương

Người sử dụng lao động và người lao động thỏa thuận về hình thức trả lương theo thời gian, sản phẩm hoặc khoán.
Lương được trả bằng tiền mặt hoặc trả qua tài khoản cá nhân của người lao động được mở tại ngân hàng.

Trường hợp trả lương qua tài khoản cá nhân của người lao động được mở tại ngân hàng thì người sử dụng lao động phải trả các loại phí liên quan đến việc mở tài khoản và chuyển tiền lương.

Chính phủ quy định chi tiết Điều này.”

KẾT LUẬN 1

Tiền lương có thể được trả bằng tiền mặt hoặc trả qua tài khoản cá nhân của người lao động được mở tại ngân hàng và được người sử dụng lao động và người lao động thỏa thuận về hình thức trả lương theo thời gian, sản phẩm hoặc khoán.

>>> VẬY không có quy định nào quy định nhận lương trên 5 triệu đồng hay từ 20 triệu đồng bắt buộc phải chuyển khoản ngân hàng.

>>> Xem thêm: Chi phí lương giám đốc cty tnhh 1 thành viên có được trừ khi tính thuế TNDN.

Không tham gia bảo hiểm cho nhân viên thì không được đưa chi phí lương vào chi phí hợp lý?

Theo đó, liên quan đến vấn đề này trước đây có Công văn 3884/TCT-CS năm 2013 chính sách thuế thu nhập doanh nghiệp do Tổng cục Thuế ban hành hướng dẫn và quy định về ghi nhận chi phí hợp lý được trừ khi tính thu nhập chịu thuế TNDN tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC thì không có quy định nào về việc doanh nghiệp không đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên mình thì chi phí tiền lương trả cho họ không được tính vào chi phí được trừ. Ở đây chúng ta tách ra hai sự việc riêng rẽ:

– Liên quan đến vấn đề bảo hiểm xã hội: Nếu công ty không tham gia, đóng bảo hiểm cho người lao động nêu họ thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc thì doanh nghiệp sẽ bị phạt chậm nộp và truy thu bảo hiểm khi cơ quan bảo hiểm phát hiện ra doanh nghiệp không đóng bảo hiểm theo quy định tại Luật bảo hiểm. Trong một số trường hợp còn có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự.

– Liên quan đến chi phí hợp lý được trừ khi tính thu nhập chịu thuế TNDN, quy định hiện hành tại Thông tư 96/2015/TT-BTC thì chi phí tiền lương của doanh nghiệp nếu có đầy đủ chứng từ sẽ được tính vào chi phí được trừ. Liên quan tiền lương thì sẽ được ghi nhận trong Hợp đồng lao động, Thỏa ước lao động, quy chế tài chính của đơn vị,…

Các trường hợp phải tham gia BHXH bắt buộc được quy định tại Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 như sau:

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Người lao động là công dân Việt Nam thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, bao gồm:

a) Người làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn, hợp đồng lao động xác định thời hạn, hợp đồng lao động theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn từ đủ 03 tháng đến dưới 12 tháng, kể cả hợp đồng lao động được ký kết giữa người sử dụng lao động với người đại diện theo pháp luật của người dưới 15 tuổi theo quy định của pháp luật về lao động;

b) Người làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 01 tháng đến dưới 03 tháng;

h) Người quản lý doanh nghiệp, người quản lý điều hành hợp tác xã có hưởng tiền lương;

>>> Xem thêm: https://dichvukiemtoanbctc.com/chi-phi-luong-va-nhung-van-de-ke-toan-can-luu-y.html

KẾT LUẬN 2

Nếu đơn vị có ký HĐLĐ từ đủ 1 tháng trở lên mà không đóng BHXH cho họ thì bị xử lý về mặt BHXH theo nội dung đã trao đổi nêu trên, còn chi phí tiền lương vẫn được ghi nhận như thông thường.

KẾT LUẬN

Chi phí tiền lương là khoản chi thiết yếu trong hoạt động sản xuất kinh doanh, nhưng để được tính vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng từ theo quy định pháp luật. Trường hợp bảng lương không có ký nhận, doanh nghiệp vẫn có thể chứng minh chi phí là hợp lệ nếu có chứng từ thanh toán chuyển khoản, kê khai thuế TNCN đầy đủ, hợp đồng lao động và thỏa thuận rõ ràng.

Ngoài ra, việc không tham gia BHXH bắt buộc sẽ bị xử lý theo quy định của Luật BHXH, nhưng không đồng nghĩa với việc loại toàn bộ chi phí tiền lương ra khỏi chi phí hợp lý nếu vẫn đảm bảo hồ sơ lương minh bạch, chi trả thật và kê khai đúng quy định.

Do đó, các doanh nghiệp cần kiểm tra lại toàn bộ hồ sơ lương – thưởng định kỳ, nhất là trước các kỳ thanh tra thuế, để tránh bị loại chi phí không đáng có. Nếu bạn cần dịch vụ rà soát hồ sơ lương và tối ưu thuế doanh nghiệp, đội ngũ kiểm toán viên tại dichvukiemtoanbctc.com luôn sẵn sàng hỗ trợ.

5 CÂU HỎI THƯỜNG GẶP

Bảng lương không ký nhận nhưng có chuyển khoản qua ngân hàng thì có được tính chi phí hợp lý không?

Trả lời: Có thể được tính, nếu có sao kê ngân hàng khớp đúng với bảng lương và hồ sơ lao động kèm theo (HĐLĐ, kê khai thuế TNCN…).

Chi trả lương bằng tiền mặt có cần ký nhận không?

Trả lời: CÓ. Khi trả lương bằng tiền mặt, doanh nghiệp bắt buộc phải có bảng lương hoặc phiếu chi có ký nhận của người lao động mới được tính chi phí hợp lý.

Không ký HĐLĐ, không đóng BHXH nhưng vẫn trả lương thì chi phí này có được chấp nhận?

Trả lời: Vẫn có thể được ghi nhận chi phí nếu có bằng chứng chi trả thực tế, hồ sơ nội bộ rõ ràng, nhưng vi phạm luật BHXH sẽ bị xử phạt hành chính hoặc truy thu.

Từ 1/7/2025, chi phí lương có bắt buộc phải chuyển khoản không?

Trả lời: Không bắt buộc, nhưng nếu tổng chi phí lương của từng nhân viên trong một lần chi từ 20 triệu đồng trở lên, thì nên chuyển khoản để được khấu trừ thuế TNDN đầy đủ theo nguyên tắc thanh toán không dùng tiền mặt.