Doanh nghiệp có được tính chi phí lương nếu trả bằng tiền mặt không: từ ngày 1/7/2025?
Chi phí tiền lương là một khoản chi phí rất phổ biến mà hầu như các doanh nghiệp đều có phát sinh, nhưng để đưa chi phí lương vào chi phí hợp lý khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp là nội dung quan trọng mà các kế toán thuế cần nắm để hạn chế các rủi ro về thuế. Cùng thương hiệu dichvukiemtoanbctc.com tìm hiểu chi tiết về nội dung này các bạn nhé.
Doanh nghiệp có được tính chi phí lương nếu trả bằng tiền mặt không: từ ngày 1/7/2025
Chi phí tiền lương được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp cần đáp ứng những điều kiện gì theo quy định hiện nay?
Khái niện: Tiền lương bao gồm mức lương trả theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác.
Để chi phí tiền lương được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp thì phải đáp ứng được điều kiện nhất định của luật thuế thu nhập doanh nghiệp.
– Trường hợp doanh nghiệp ký hợp đồng lao động với người nước ngoài, trong đó có khoản ghi về tiền học cho con của người nước ngoài tại Việt Nam từ bậc mầm non đến trung học phổ thông được doanh nghiệp trả có tính chất tiền lương, đầy đủ hóa đơn chứng từ thì được tính vào chi phí được giảm trừ khi tính thuế TNDN.
– Trường hợp doanh nghiệp ký hợp đồng lao động với NLĐ có khoản chi về tiền nhà do doanh nghiệp trả cho NLĐ, khoản chi này có tính chất tiền lương, tiền công, đầy đủ hóa đơn chứng từ.
– Trường hợp doanh nghiệp Việt Nam ký hợp đồng với doanh nghiệp nước ngoài và doanh nghiệp Việt Nam phải chịu chi phí về chỗ ở cho các chuyên gia nước ngoài trong thời gian công tác tại Việt Nam thì tiền thuê nhà đó sẽ được giảm trừ khi tính thuế TNDN.
Hồ sơ chi phí tiền lương bao gồm:
– Quy chế lương thưởng, quy chế tài chính.
– Bảng chấm công.
– Bảng tính tiền lương.
– Chứng từ thanh toán tiền lương.
– Hồ sơ tham gia đóng bảo hiểm bắt buộc.
– Hồ sơ chứng từ nộp thuế thu nhập cá nhân.
>>> TẢI MẪU QUY CHẾ TÀI CHÍNH MỚI NHẤT NĂM 2025.
Chi phí tiền lương không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp khi nào?
Chi phí tiền lương không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp trong các trường hợp sau đây:
– Các khoản tiền lương, tiền thưởng cho NLĐ không được ghi cụ thể về điều kiện hưởng cũng như mức hưởng trong hợp đồng lao động, quy chế thưởng của doanh nghiệp…
– Chi phí tiền lương, tiền công và các khoản thu nhập khác trả cho người lao động mà doanh nghiệp đã hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định.
– Chi phí tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp trả cho NLĐ nhưng hết thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm mà chưa chi trả sẽ loại khỏi chi phí được trừ khi tính thuế TNCN.
– Tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp, chủ công ty TNHH 1 thành viên, thù lao trả cho người sáng lập viên, thành viên của hội đồng thành viên, hội đồng quản trị không trực tiếp tham gia điều hành sản xuất, kinh doanh.
Nếu giám đốc công ty không phải là chủ công ty mà là người đi thuê thì mọi khoản chi phí tiền lương của giám đốc đi thuê vẫn được tính vào chi phí được trừ
>>> Có thể bạn quan tâm: Chi phí lương giám đốc cty có được trừ khi tính thuế TNDN năm 2025.
Công ty không đóng bảo hiểm cho người lao động thì có được tính chi phí lương là chi phí hợp lý?
Theo đó, liên quan đến vấn đề này trước đây có Công văn 3884/TCT-CS năm 2013 chính sách thuế thu nhập doanh nghiệp do Tổng cục Thuế ban hành hướng dẫn và quy định về ghi nhận chi phí hợp lý được trừ khi tính thu nhập chịu thuế TNDN tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC thì không có quy định nào về việc doanh nghiệp không đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên mình thì chi phí tiền lương trả cho họ không được tính vào chi phí được trừ. Ở đây chúng ta tách ra hai sự việc riêng rẽ:
– Liên quan đến vấn đề bảo hiểm xã hội: Nếu công ty không tham gia, đóng bảo hiểm cho người lao động nêu họ thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc thì doanh nghiệp sẽ bị phạt chậm nộp và truy thu bảo hiểm khi cơ quan bảo hiểm phát hiện ra doanh nghiệp không đóng bảo hiểm theo quy định tại Luật bảo hiểm. Trong một số trường hợp còn có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
– Liên quan đến chi phí hợp lý được trừ khi tính thu nhập chịu thuế TNDN, quy định hiện hành tại Thông tư 96/2015/TT-BTC thì chi phí tiền lương của doanh nghiệp nếu có đầy đủ chứng từ sẽ được tính vào chi phí được trừ. Liên quan tiền lương thì sẽ được ghi nhận trong Hợp đồng lao động, Thỏa ước lao động, quy chế tài chính của đơn vị,…
Các trường hợp phải tham gia BHXH bắt buộc được quy định tại Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 như sau:
Điều 2. Đối tượng áp dụng
- Người lao động là công dân Việt Nam thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, bao gồm
a) Người làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn, hợp đồng lao động xác định thời hạn, hợp đồng lao động theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn từ đủ 03 tháng đến dưới 12 tháng, kể cả hợp đồng lao động được ký kết giữa người sử dụng lao động với người đại diện theo pháp luật của người dưới 15 tuổi theo quy định của pháp luật về lao động;
b) Người làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 01 tháng đến dưới 03 tháng;…
h) Người quản lý doanh nghiệp, người quản lý điều hành hợp tác xã có hưởng tiền lương;
Theo đó, nếu đơn vị có ký HĐLĐ từ đủ 1 tháng trở lên mà không đóng BHXH cho họ thì bị xử lý về mặt BHXH theo nội dung đã trao đổi nêu trên, còn chi phí tiền lương vẫn được ghi nhận như thông thường.
Công ty có thể ký hợp đồng thử việc trong bao lâu? Mức hưởng lương thử việc là bao nhiêu phần trăm?
Theo Điều 24 Bộ luật Lao động 2019 quy định về thử việc giữa người sử dụng lao động và người lao động như sau:
Người sử dụng lao động và người lao động có thể thỏa thuận nội dung thử việc ghi trong hợp đồng lao động hoặc thỏa thuận về thử việc bằng việc giao kết hợp đồng thử việc; Nội dung chủ yếu của hợp đồng thử việc gồm thời gian thử việc và nội dung quy định tại các điểm a, b, c, đ, g và h khoản 1 Điều 21 Bộ luật Lao động 2019:
+ Tên, địa chỉ của người sử dụng lao động và họ tên, chức danh của người giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động;
+ Họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, nơi cư trú, số thẻ Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của người giao kết hợp đồng lao động bên phía người lao động;
+ Công việc và địa điểm làm việc;
+ Mức lương theo công việc hoặc chức danh, hình thức trả lương, thời hạn trả lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác;
+ Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi;
+ Trang bị bảo hộ lao động cho người lao động;
Không áp dụng thử việc đối với người lao động giao kết hợp đồng lao động có thời hạn dưới 01 tháng.
Tiền lương thử việc theo Điều 26 Bộ luật Lao động 2019 như sau: Tiền lương của người lao động trong thời gian thử việc do hai bên thỏa thuận nhưng ít nhất phải bằng 85% mức lương của công việc đó.
Thời gian thử việc tối đa của người lao động là bao lâu?
Theo Điều 25 Bộ luật Lao động 2019 quy định thời gian thử việc do hai bên thỏa thuận căn cứ vào tính chất và mức độ phức tạp của công việc nhưng chỉ được thử việc một lần đối với một công việc và bảo đảm điều kiện sau đây:
Không quá 180 ngày đối với công việc của người quản lý doanh nghiệp theo quy định của Luật Doanh nghiệp, Luật Quản lý, sử dụng vốn nhà nước đầu tư vào sản xuất, kinh doanh tại doanh nghiệp;
Không quá 60 ngày đối với công việc có chức danh nghề nghiệp cần trình độ chuyên môn, kỹ thuật từ cao đẳng trở lên;
Không quá 30 ngày đối với công việc có chức danh nghề nghiệp cần trình độ chuyên môn, kỹ thuật trung cấp, công nhân kỹ thuật, nhân viên nghiệp vụ;
Không quá 06 ngày làm việc đối với công việc khác.
Như vậy, thời gian thử việc tối đa của người lao động là không quá 180 ngày đối với trường hợp làm công việc của người quản lý doanh nghiệp.
Tiền lương thử việc có được đưa vào chi phí hợp lý không?
Về chi phí được trừ liên quan đến lao động thử việc: Mình có thể tham khảo qua Công văn 12131/CT-TTHT năm 2016 về chi phí được trừ do Cục thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành thì:
Căn cứ Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC ngày 22/6/2015 hướng dẫn về thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung tại Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 119/2014/TT-BTC và Điều 1 Thông tư số 151/2014/TT-BTC) như sau:
“Điều 6. Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế
- Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
b) Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật
Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm
2.6. Chi tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động thuộc một trong các trường hợp sau:
a) Chi tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác cho người lao động doanh nghiệp đã hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật.
b) Các khoản tiền lương, tiền thưởng, chi mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động không được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty.
Trường hợp Công ty theo trình bày có thực hiện tuyển dụng nhân sự thông qua việc sẽ gửi thư mời nhận việc (thư mời nhận việc được xem như một bản chấp thuận tham gia thời gian thử việc của Công ty) thì hồ sơ chứng từ như: thư mời nhận việc có xác nhận của 2 bên, các chứng từ chi tiền lương, tiền thưởng và các khoản trợ cấp là căn cứ để Công ty tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN theo quy định nêu trên.
>>> Tóm lại: có thể hiểu rằng tiền lương chi trả cho người lao động thử việc vẫn được tính vào chi phí hợp lý nếu có đủ chứng từ theo như hướng dẫn trong Công văn.
Kết luận:
Từ ngày 1/7/2025, việc trả lương bằng tiền mặt vẫn được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN, nếu doanh nghiệp đảm bảo đầy đủ hồ sơ chứng từ như hợp đồng lao động, bảng lương, bảng chấm công, chứng từ thanh toán, quy chế tài chính… và thực tế đã chi trả. Việc thanh toán lương bằng tiền mặt không bị cấm, nhưng doanh nghiệp cần cẩn trọng để đáp ứng đầy đủ quy định chứng từ kế toán – thuế.
Ngoài ra, tiền lương trong thời gian thử việc cũng có thể được tính vào chi phí hợp lý nếu có thư mời nhận việc hoặc hợp đồng thử việc rõ ràng, cùng các chứng từ chi trả hợp pháp.
Tuy không bắt buộc phải thanh toán qua ngân hàng như các khoản chi >5 triệu phục vụ khấu trừ thuế GTGT, nhưng để an toàn thuế, minh bạch và tránh rủi ro về bị loại chi phí, doanh nghiệp nên ưu tiên thanh toán không dùng tiền mặt và tuân thủ đầy đủ thủ tục theo quy định tại Thông tư 96/2015/TT-BTC, Bộ luật Lao động, Luật Bảo hiểm Xã hội.
👉 Để cập nhật thêm các quy định mới nhất từ 1/7/2025, và tránh các rủi ro thuế bị loại chi phí, bạn có thể tham khảo thêm tại website dichvukiemtoanbctc.com – nơi cập nhật đầy đủ các quy định tài chính – kế toán – thuế cho doanh nghiệp – kiểm toán soát xét báo cáo tài chính chuyên nghiệp giá rẻ.
TÁC GIẢ: Trần Thường Các chuyên gia, liên hệ ngay để nhận tư vấn kế toán và kiểm toán độc lập chuyên nghiệp.
Hotline: 098 225 4812- Mr. Các, Gọi ngay.
WEB: https://dichvukiemtoanbctc.com/
Facebook: https://www.facebook.com/Congtykiemtoandoclapuytin/
