Tiền lương trên 20 triệu đồng có phải thanh toán không dùng tiền mặt không?

Tiền lương trên 20 triệu đồng có phải thanh toán không dùng tiền mặt không?

Chi phí tiền lương là một khoản chi phí quan trọng trong doanh nghiệp và chiếm tỷ trọng tương đối lớn so với tổng khoản mục chi phí vận hành doanh nghiệp, thế nên việc hiểu và nắm rõ các quy định về chi phí tiền lương, bảo hiểm là một trong những nội dung quan trọng đối với kế toán doanh nghiệp; Cùng Thương hiệu dichvukiemtoanbctc.com, giải pháp dịch vụ kiểm toán hoàn hảo doanh nghiệp, tìm hiểu chi tiết về nội dung này nhé.

Tiền lương trên 20 triệu đồng có phải thanh toán không dùng tiền mặt không

Khoản chi tiền lương cho người lao động trên 20 triệu đồng có cần phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt không?

Căn cứ theo Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định như sau:

Sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung tại Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 119/2014/TT-BTC và Điều 1 Thông tư số 151/2014/TT-BTC) như sau:

Điều 6. Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

1. Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

b) Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

c) Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Căn cứ khoản 2.6 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 2 Điều 3 Thông tư 25/2018/TT-BTC quy định:

Sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung tại Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 119/2014/TT-BTC và Điều 1 Thông tư số 151/2014/TT-BTC) như sau:

“Điều 6. Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

>>> Xem thêm: Các khoản chi phúc lợi cho người lao động được trừ khi tính thuế TNDN năm 2025. 

Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm

Chi tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động thuộc một trong các trường hợp sau:

b) Các Khoản tiền lương, tiền thưởng cho người lao động không được ghi cụ thể Điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thoả ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty.

Theo quy định trên thì để được đưa vào chi phí hợp lý thì phải đảm bảo được 3 điều kiện được quy định tại khoản 1 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC

Đối với khoản chi mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên thì phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Tuy nhiên, trường hợp của chị là chi tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động, không phải là các khoản chi mua hàng hoá, dịch vụ.

Do đó, khoản chi này nếu vượt quá 20 triệu đồng thì cũng không bẳt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Như vậy

Để được đưa vào chi phí hợp lý đối với khoản chi tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động thì công ty cần có hợp đồng lao động, hoá đơn, chứng từ thanh toán (có thể dùng tiền mặt).

Người lao động bị khấu trừ tiền lương trong những trường hợp nào?

Căn cứ theo Điều 102 Bộ luật Lao động 2019 quy định như sau:

Khấu trừ tiền lương

Người sử dụng lao động chỉ được khấu trừ tiền lương của người lao động để bồi thường thiệt hại do làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị, tài sản của người sử dụng lao động theo quy định tại Điều 129 của Bộ luật này.

Người lao động có quyền được biết lý do khấu trừ tiền lương của mình.

Mức khấu trừ tiền lương hằng tháng không được quá 30% tiền lương thực trả hằng tháng của người lao động sau khi trích nộp các khoản bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, thuế thu nhập cá nhân.

Như vậy người lao động bị khấu trừ tiền lương trong những trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này.

Người lao động được tạm ứng tiền lương thì có bị tính lãi không?

Căn cứ theo khoản 1 Điều 101 Bộ luật Lao động 2019 quy định như sau:

Tạm ứng tiền lương

1. Người lao động được tạm ứng tiền lương theo điều kiện do hai bên thỏa thuận và không bị tính lãi.
2. Người sử dụng lao động phải cho người lao động tạm ứng tiền lương tương ứng với số ngày người lao động tạm thời nghỉ việc để thực hiện nghĩa vụ công dân từ 01 tuần trở lên nhưng tối đa không quá 01 tháng tiền lương theo hợp đồng lao động và người lao động phải hoàn trả số tiền đã tạm ứng.

Người lao động nhập ngũ theo quy định của Luật Nghĩa vụ quân sự thì không được tạm ứng tiền lương.

3. Khi nghỉ hằng năm, người lao động được tạm ứng một khoản tiền ít nhất bằng tiền lương của những ngày nghỉ.

Như vậy người lao động được tạm ứng tiền lương theo điều kiện do hai bên thỏa thuận và không bị tính lãi.

Các hoạch toán chi phí tiền Lương và bảo hiểm

Hướng dẫn hạch toán chi phí lương và hạch toán bảo hiểm xã hội theo TT200 và TT133

A, Hạch toán tiền lương phải trả cho người lao động & các khoản thưởng trích từ quỹ khen thưởng

Hạch toán tiền lương phải trả:

Nợ TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang

Nợ TK 154, 642 (Theo TT 133)

Nợ các TK 622, 623, 627, 641, 64

Có TK 334 – Phải trả người lao động (3341, 3348)

Xác định tiền thưởng cho nhân viên được trích từ quỹ khen thưởng:

Nợ TK 3531: Tiền thưởng phải trả nhân viên

Có TK 334: Tiền thưởng phải trả nhân viên

B, Hạch toán các khoản Bảo hiểm trích theo lương

Trích các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ trừ vào chi phí của doanh nghiệp, kế toán viên ghi:

Nợ TK 154, 241, 622, 623, 627, 641, 642 …: Tiền lương tham gia BHXH x Tổng tỷ lệ trích BHXH, BHYT, BHTN và KPCĐ

Có TK 3383 – Bảo hiểm xã hội: Tiền lương tham gia BHXH x Tỷ lệ trích BHX

Có TK 3384 – Bảo hiểm y tế: Tiền lương tham gia BHXH x Tỷ lệ trích BHYT

Có TK 3386 (hoặc 3385 – theo Thông tư 133) – bảo hiểm tự nguyện: Tiền lương tham gia BHXH x Tỷ lệ trích BHTN

Có TK 3382 – KPCĐ: Tiền lương tham gia BHXH x Tỷ lệ trích KPCĐ

Lưu ý: Mức trích tỷ lệ bảo hiểm xã hội với người lao động Việt Nam trong năm 2022 quy định như sau:

+) Từ ngày 01/10/2022:

Trích khoản Bảo hiểm trừ vào lương của nhân viên, kế toán dịch vụ Bình TÂN ghi nhận:

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động: Tiền lương tham gia BHXH x 10,5%

Có TK 3383 – BHXH: Tiền lương tham gia BHXH x 8%

Có TK 3384 – BHYT: Tiền lương tham gia BHXH x 1,5%

Có TK 3386 (hoặc 3385 – theo Thông tư 133) – BHTN: Tiền lương tham gia BHXH x 1%

Khi doanh nghiệp nộp tiền bảo hiểm vào cơ quan nhà nước có thẩm quyền, kế toán ghi nhận:

Nợ TK 3383 – BHXH: Số tiền đã trích BHXH (Tiền lương tham gia BHXH x 25%)

Nợ TK 3384 – BHYT : Số tiền đã trích BHYT (Tiền lương tham gia BHXH x 4,5%)

Nợ TK 3386 (hoặc 3385 – theo Thông tư 133) – BHTN: Số tiền đã trích BHTN (Tiền lương tham gia BHXH x 2%)

Nợ TK 3382 – KPCĐ: Số tiền đóng kinh phí công đoàn (Tiền lương tham gia BHXH x 2%)

Có TK 1111, 1121: Tổng phải nộp (Tiền lương tham gia BHXH x 34%)

Kế toán thuế dịch vụ doanh nghiệp cần lưu ý nộp các khoản bảo hiểm đúng hạn, nếu không doanh nghiệp sẽ phải chịu thêm khoản tiền chậm nộp BHXH, gây lãng phí cho DN.

Hạch toán thuế TNCN phải nộp (nếu có)

Khi doanh nghiệp trừ số thuế TNCN phải nộp vào lương của người lao động, kế toán ghi nhận:

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động: Tổng số thuế TNCN khấu trừ

Có TK 3335 – Thuế thu nhập cá nhân: Số thuế TNCN khấu trừ

Khi doanh nghiệp nộp tiền thuế TNCN, kế toán ghi nhận:

Nợ TK 3335 – Thuế TNCN: số thuế TNCN đã nộp

Có TK 111, 112: số thuế TNCN đã nộp.

C, Hạch toán chi phí lương (hoặc nhân viên ứng trước tiền lương)

Khi doanh nghiệp thanh toán tiền lương hoặc ứng trước tiền lương cho người lao động, kế toán ghi nhận:

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động: Số tiền đã trả người lao động

Có TK 111, 112: Số tiền đã trả người lao động

Nếu doanh nghiệp trả lương cho người lao bằng hàng hóa, sản phẩm:

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (3341, 3348)

Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311)

Có TK 5118 – Doanh thu khác (Giá bán chưa có thuế GTGT).

hoặc:

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (3341, 3348)

Có TK 5118 – Doanh thu khác (Giá thanh toán)

Khi xuất quỹ chi tiền thưởng, kế toán ghi nhận:

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động

Có các TK 111, 112, . . .

D, Hạch toán bảo hiểm xã hội (ốm đau, thai sản, tai nạn,. . .) phải trả cho nhân viên

Hạch toán BHXH – Hạch toán tiền ốm đau thai sản phải trả nhân viên, kế toán viên ghi nhận:

Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác

Có TK 334 – Phải trả người lao động.

Khi nhận được tiền của cơ quan BHXH trả cho doanh nghiệp, kế toán viên ghi nhận:

Nợ TK 111, 112: Khoản nhận về từ cơ quan BHXH

Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác

Khi trả tiền chế độ BHXH cho nhân viên (thai sản, ốm đau, tai nạn …), kế toán viên ghi nhận:

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động

Có TK 111, 112

Có bắt buộc đóng bảo hiểm cho người lao động không?

Theo quy định tại Khoản 1, Điều 2 của Luật Bảo hiểm xã hội 2014, người lao động ký một trong số các hợp đồng lao động sau thì bắt buộc phải được tham gia bảo hiểm xã hội. Các đối tượng bao gồm:

Người lao động tham gia hợp đồng lao động không xác định thời hạn.

Người lao động ký hợp đồng lao động xác định thời hạn.

Người lao động có thời hạn từ đủ 01 tháng đến dưới 03 tháng.

Đặc biệt, theo quy định mới của Bộ Luật lao động 2019, hợp đồng thời vụ không còn hiệu lực. Do đó, người lao động chỉ thực hiện 2 loại hợp đồng lao động là hợp đồng có xác định thời hạn và hợp đồng không xác định thời hạn.

Như vậy, hợp đồng lao động không đóng BHXH chỉ hợp pháp khi thuộc một trong các trường hợp sau: Hợp đồng lao động có thời hạn dưới 1 tháng; Hợp đồng thử việc; Hợp đồng cộng tác viên.

Kết luận

Doanh nghiệp không bắt buộc phải thanh toán tiền lương trên 20 triệu đồng qua hình thức không dùng tiền mặt để được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Bởi lẽ, quy định bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt chỉ áp dụng với các khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ, chứ không áp dụng với tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động.

Tuy nhiên, để khoản chi tiền lương được tính là chi phí hợp lý, doanh nghiệp phải đảm bảo đầy đủ các chứng từ như hợp đồng lao động, bảng lương, chứng từ thanh toán (có thể là tiền mặt hoặc chuyển khoản), và chính sách chi trả phải được quy định rõ ràng trong quy chế, hợp đồng, hoặc thỏa ước lao động tập thể.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý về nghĩa vụ đóng bảo hiểm bắt buộc cho người lao động có hợp đồng lao động chính thức, tránh vi phạm và bị xử phạt hành chính. Việc hạch toán tiền lương, bảo hiểm và thuế TNCN đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tối ưu chi phí thuế, bảo vệ quyền lợi người lao động và nâng cao độ tin cậy của báo cáo tài chính.

👉 Cần tư vấn hoặc kiểm tra tính hợp lý hồ sơ lương – thưởng – bảo hiểm của doanh nghiệp bạn? Tham khảo thêm về bảng giá dịch vụ kiểm toán doanh nghiệp, Các bạn Liên hệ ngay đội ngũ chuyên gia tại Dichvukiemtoanbctc.com qua số 098 225 4812 – MR CÁC để được hỗ trợ nhanh chóng và chính xác!

Những câu hỏi liên quan

1. Tiền lương trên 20 triệu đồng có bắt buộc phải chuyển khoản không?

Không bắt buộc. Theo quy định hiện hành, khoản chi tiền lương, tiền công cho người lao động dù trên 20 triệu đồng không bị bắt buộc phải thanh toán qua hình thức không dùng tiền mặt (chuyển khoản). Do đây không phải là chi phí mua hàng hóa, dịch vụ, nên doanh nghiệp vẫn được tính là chi phí hợp lý nếu có đủ hợp đồng lao động, bảng lương, và chứng từ thanh toán hợp lệ.

2. Điều kiện nào để khoản chi tiền lương được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN?

Để tiền lương được tính là chi phí hợp lý được trừ, doanh nghiệp cần đảm bảo:

Có hợp đồng lao động rõ ràng.

Khoản chi thực tế liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Có đầy đủ bảng lương, chứng từ thanh toán (dù là tiền mặt hay chuyển khoản).

Mức lương, thưởng được ghi cụ thể trong hợp đồng, quy chế tài chính hoặc thỏa ước lao động.

3. Người lao động có bị tính lãi khi tạm ứng tiền lương không?

Không. Theo khoản 1 Điều 101 Bộ luật Lao động 2019, người lao động được tạm ứng tiền lương theo thỏa thuận với người sử dụng lao động và không bị tính lãi. Việc tạm ứng cần có thỏa thuận rõ ràng và minh bạch giữa hai bên.

4. Những trường hợp nào người lao động bị khấu trừ tiền lương?

Người lao động chỉ bị khấu trừ tiền lương trong một số trường hợp nhất định, ví dụ:

Làm hư hỏng tài sản, dụng cụ, thiết bị của doanh nghiệp.

Mức khấu trừ không được vượt quá 30% lương thực nhận hằng tháng sau khi đã trừ các khoản bảo hiểm, thuế.

5. Hợp đồng lao động như thế nào thì phải đóng BHXH bắt buộc?

Theo Luật Bảo hiểm xã hội 2014 và Bộ luật Lao động 2019, người lao động phải tham gia BHXH nếu:

Ký hợp đồng lao động không xác định thời hạn hoặc xác định thời hạn từ 1 tháng trở lên.

Hợp đồng thử việc, cộng tác viên, dưới 1 tháng thì không bắt buộc tham gia BHXH.

TÁC GIẢ: Trần Thường Các chuyên gia kiểm toán tại Việt Nam nhiều kinh nghiệm.