Chi phí công ty thuê nhà giám đốc làm văn phòng có được đưa vào chi phí hợp lý: Tìm hiểu cùng kiểm toán viên hành nghề

Chi phí công ty thuê nhà giám đốc làm văn phòng có được đưa vào chi phí hợp lý

Trên thực tế có nhiều trường hợp nhóm các cổ đông (Hay thành viên góp vốn) Thành lập công ty và kinh doanh, công ty thuê nhà của giám đốc hay thành viên góp vốn để làm văn phòng công ty thì những khoản chi phí này được quy định ra sao? Có được đưa chi phí thuê nhà giám đốc làm văn phòng công ty vào chi phí hợp lý không; Cùng các kiểm toán viên hành nghề nhiều năm kinh nghiệm của chúng tôi tìm hiểu chi tiết nhất nhé.

Công ty thuê nhà giám đốc làm văn phòng có được không?

Phải xác định và tách biệt tài sản của chủ sở hữu công ty và tài sản của công ty. Chủ sở hữu công ty là cá nhân phải tách biệt các chi tiêu của cá nhân và gia đình mình với các chi tiêu trên cương vị là Chủ tịch công ty và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc.

Tuân thủ quy định của pháp luật về hợp đồng và pháp luật có liên quan trong việc mua, bán, vay, cho vay, thuê, cho thuê và các giao dịch khác giữa công ty và chủ sở hữu công ty.

Về phần ký tên cả người cho thuê và người đi thuê. Người cho thuê là đại diện hợp pháp của căn nhà cho thuê trên giấy tờ chứng minh. Người đi thuê là đại diện hợp pháp của doanh nghiệp đi thuê.

Việc ký cả bên cho thuê và bên đi thuê là hoàn toàn hợp pháp và đúng theo quy định của pháp luật hiện hành.

>>> Như vậy: công ty hoàn toàn có thể thuê lại nhà của giám đốc để làm văn phòng giao dịch của công ty, trụ sở công ty, chi nhánh – văn phòng công ty…

Bạn có thể hiểu nhanh thế này: Tài sản của cá nhân của giám đốc công ty tách biệt với tài sản của công ty. Sau khi thuê xong DN phải gửi thông báo đến Sở Kế hoạch đầu tư để bổ sung địa điểm thuê tương ứng với từng loại hình như trên.

Căn cứ Thông tư số 78/2014/TT-BTC:

Trường hợp Công ty ký hợp đồng thuê nhà riêng của chính Giám đốc để phục vụ sản xuất kinh doanh (hợp đồng được ký theo đúng quy định của pháp luật có liên quan) thì bên cho thuê phải làm thủ tục đăng ký thuế với Chi cục thuế nơi có nhà cho thuê để xuất hóa đơn, chứng từ hợp pháp cho Công ty làm căn cứ tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN (Nếu giá trị > 100 triệu đồng).

Những bài viết liên quan:

Kết luận

Việc công ty thuê nhà của Giám đốc hoặc thành viên góp vốn để làm văn phòng hoàn toàn hợp pháp và có thể được đưa vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện về hồ sơ, chứng từ theo quy định pháp luật.

Cốt lõi vấn đề là: Tài sản cá nhân của Giám đốc phải được tách biệt rõ ràng khỏi tài sản công ty, và giao dịch thuê phải thể hiện đúng bản chất thương mại: có hợp đồng thuê hợp lệ, chứng từ thanh toán đầy đủ, nghĩa vụ thuế rõ ràng.

📌 Đối với trường hợp tiền thuê nhà trên 100 triệu đồng/năm, cá nhân cho thuê (ở đây là Giám đốc) phải đăng ký thuế và nộp thuế thu nhập cá nhân – Thuế GTGT đầy đủ, có thể ủy quyền cho công ty nộp thay.

>>> Bạn cần tư vấn thêm về chi phí hay sử dụng dịch vụ kiểm toán soát xét chi phí DN liên hệ ngay.

5 Câu hỏi thường gặp về trường hợp công ty thuê nhà giám đốc làm văn phòng

Công ty có được phép thuê nhà của chính Giám đốc làm văn phòng không?

TRẢ LỜI: Có. Pháp luật không cấm. Miễn là có hợp đồng thuê rõ ràng, mức giá hợp lý, và chứng minh tài sản là của cá nhân Giám đốc, không thuộc công ty.

Khoản tiền thuê này có được tính là chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN?

TRẢ LỜI: Có, nếu đảm bảo:

Có hợp đồng thuê nhà hợp pháp

Có chứng từ thanh toán

Có chứng từ nộp thuế (nếu tổng thuê > 100 triệu/năm)

Giám đốc vừa ký hợp đồng thuê nhà với công ty, vừa là người đại diện công ty có hợp lệ không?

TRẢ LỜI: Có. Đây là giao dịch dân sự, không bị cấm. Tuy nhiên, nên có biên bản hoặc văn bản chấp thuận của Hội đồng thành viên (nếu công ty TNHH) hoặc Đại hội đồng cổ đông (nếu là công ty cổ phần) để tăng tính minh bạch.

Nếu tiền thuê nhà dưới 100 triệu/năm thì có cần nộp thuế không?

TRẢ LỜI: Không. Trường hợp cá nhân cho thuê tài sản có doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm thì không phải kê khai và nộp thuế TNCN và GTGT theo quy định.