Mua hàng của cá nhân không có hóa đơn thì cần hồ sơ gì: Tìm hiểu cùng thương hiệu dichvukiemtoanbctc.com

Công ty bạn kinh doanh nhà hàng và thường xuyên mua nguyên vật liệu như cá, tôm, cua, rau, gạo, muối, gia vị nói chung của người nông dân… Hay công ty bạn là công ty xuất khẩu, chế biến thủy sản mua cá, tôm, cua của người dân nuôi thì bạn cần chuẩn bị bộ hồ sơ gì để hạch toán kế toán và giải trình với cơ quan thuế khi có yêu cầu, Cùng các chuyên gia kiểm toán thương hiệu dichvukiemtoanbctc.com tìm hiểu chi tiết nhất các bạn nhé.

Mua hàng của cá nhân không có hóa đơn thì cần hồ sơ gì

Cơ sở pháp lý hiện hành

Quy định mới nhất hiện nay

Theo khoản 1 Điều 9 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 và khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng các điều kiện:

Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
Khoản chi phí đó có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật hiện hành.
Khoản chi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần từ 5 triệu đồng trở lên.

Chi tiết quy định về trường hợp mua hàng hóa dịch vụ không có hóa đơn

Cùng với đó Bộ Tài chính đã có Thông tư 20/2026/TT-BTC hướng dẫn Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 và Nghị định 320/2025/NĐ-CP. Tại điểm a khoản 13, khoản 14, khoản 15 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC có hướng dẫn hồ sơ để khoản chi mua hàng của cá nhân không có hóa đơn được trừ khi tính thuế TNDN như sau:

Các trường hợp mua hàng của cá nhân không có hóa đơn

– Mua nông, lâm, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra;

– Mua sản phẩm thủ công làm bằng dây, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công trực tiếp bán ra;

– Mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt;

– Mua đồ dùng, tài sản của hộ gia đình, cá nhân trực tiếp bán ra;

– Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh (không thuộc các trường hợp nêu trên) có doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng.

>>> Xem thêm: https://dichvukiemtoanbctc.com/dich-vu-ke-toan-thue-tron-goi-uy-tin.html

Hồ sơ để khoản chi được tính vào chi phí được trừ chi tiết gồm những gì? Biểu mẫu ra sao?

Hợp đồng mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân.
Chứng từ chi trả tiền cho người bán theo quy định của pháp luật về kế toán, hóa đơn, chứng từ.
Trường hợp giá trị mua hàng hóa, dịch vụ trong ngày của từng hộ, cá nhân từ 05 triệu đồng trở lên thì phải thanh toán không dùng tiền mặt.
Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo Mẫu số 02/TNDN ban hành kèm theo Thông tư 20/2026/TT-BTC (nêu ở Mục 2 bài viết), do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc gười được ủy quyền của doanh nghiệp ký.
Căn cước công dân của người bán hàng.
Biên bản giao hàng hóa khi mua hàng.

>>> Xem thêm và tải mẫu bảng kê 02/TNDN mới nhất năm 2026: Tải mẫu bảng kê mua hàng hóa dịch vụ không có hóa đơn năm 2026.

Case study thực tế, Nhà hàng mua cá của cá nhân đánh bắt được

Tình huống: Nhà hàng A tại thành phố Quy Nhơn chuyên kinh doanh các món ăn như lẫu hải sản, ốc, các món hải sản khác như nướng, om dưa ….

Ngày 05/06/2026, nhà hàng mua của ông Nguyễn Văn B (là cá nhân đánh bắt thủy sản, không kinh doanh, không xuất hóa đơn) các mặt hàng:

Cá mú: 30 kg × 250.000 đồng = 7.500.000 đồng.
Cá chim: 20 kg × 200.000 đồng = 4.000.000 đồng.

Tổng giá trị mua: 11.500.000 đồng.

Hồ sơ mà kế toán nhà hàng A tại thành phố Quy Nhơn cần lưu:

Hợp đồng mua bán hoặc Biên bản mua bán

Ghi rõ: Họ tên người bán, CCCD, Địa chỉ, Chủng loại cá, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền.

Bản sao CCCD của người bán

Ví dụ:

Họ tên: Nguyễn Văn B

CCCD: 079xxxxxxxx

Địa chỉ: Quy nhơn, Gia Lai.

Biên bản giao nhận hàng hóa

Nội dung:

Thời gian giao hàng.

Chủng loại cá.

Số lượng thực nhận.

Chất lượng hàng hóa.

Chữ ký hai bên.

Chứng từ thanh toán

Do tổng giá trị mua trong ngày từ cá nhân là 11,5 triệu đồng (>5 triệu đồng) nên theo quy định hiện hành phải:

✅ Chuyển khoản cho người bán. Không thanh toán tiền mặt.

Mẫu 02/TNDN

Doanh nghiệp lập:

Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn – Mẫu 02/TNDN

Nội dung gồm:

Tên người bán.
CCCD.
Địa chỉ.
Mặt hàng.
Số lượng.
Đơn giá.
Thành tiền.
Người đại diện pháp luật hoặc người được ủy quyền ký.

✅ Thực tế món ăn bán ra có sử dụng cá mua vào

Nếu hồ sơ đầy đủ và chứng minh được giao dịch là có thật thì khoản chi này được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Đối với nhà hàng, quán ăn, khách sạn, bếp ăn công nghiệp, việc mua cá, tôm, cua, rau củ từ ngư dân hoặc nông dân là trường hợp điển hình nhất để áp dụng Mẫu 02/TNDN. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý chứng minh được nguồn gốc hàng hóa và việc thanh toán không dùng tiền mặt đối với giao dịch từ 5 triệu đồng trở lên để giảm thiểu rủi ro khi thanh tra thuế.

Kết luận

Việc mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân không có hóa đơn là tình huống rất phổ biến trong thực tế đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực nhà hàng, khách sạn, chế biến thủy sản, xuất khẩu nông sản, xây dựng và sản xuất. Tuy nhiên, để khoản chi này được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo đúng quy định của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025, Nghị định 320/2025/NĐ-CP và Thông tư 20/2026/TT-BTC.

Bộ hồ sơ tối thiểu cần có bao gồm hợp đồng mua bán hoặc biên bản mua bán, căn cước công dân của người bán, biên bản giao nhận hàng hóa, chứng từ thanh toán hợp lệ và Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ Mẫu số 02/TNDN. Đặc biệt, đối với các giao dịch có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên trong ngày với cùng một cá nhân hoặc hộ gia đình, doanh nghiệp phải thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt để đáp ứng điều kiện được tính vào chi phí được trừ.

Doanh nghiệp cần lưu trữ hồ sơ đầy đủ, chứng minh được giao dịch mua bán là có thật, hàng hóa thực tế được đưa vào hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm hạn chế tối đa rủi ro bị loại chi phí, truy thu thuế và xử phạt trong quá trình thanh tra, kiểm tra thuế. Nếu còn vướng mắc về hồ sơ mua hàng không hóa đơn hoặc cần tư vấn dịch vụ kiểm toán, thuế và kế toán thuế chuyên sâu, doanh nghiệp có thể liên hệ các chuyên gia của thương hiệu dichvukiemtoanbctc.com để được hỗ trợ kịp thời.

>>> Liên hệ chuyên gia cung cấp dịch vụ kế toán thuế tại Vĩnh Lộc HCM.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Mua hàng của cá nhân không có hóa đơn có được tính vào chi phí được trừ không?

Đáp: Có. Doanh nghiệp vẫn được tính vào chi phí được trừ nếu khoản chi thực tế phát sinh phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh và có đầy đủ hồ sơ theo quy định tại Thông tư 20/2026/TT-BTC, bao gồm Mẫu 02/TNDN và các chứng từ liên quan.

Mua cá, tôm, cua của người dân có bắt buộc phải lấy hóa đơn không?

Đáp: Không. Trường hợp mua nông sản, lâm sản, thủy sản của người trực tiếp sản xuất hoặc đánh bắt bán ra thì không bắt buộc phải có hóa đơn. Doanh nghiệp thực hiện lập Bảng kê Mẫu 02/TNDN và lưu đầy đủ hồ sơ chứng minh giao dịch.

Mua hàng của cá nhân từ 5 triệu đồng trở lên có được thanh toán tiền mặt không?

Đáp: Không. Theo quy định hiện hành, trường hợp giá trị mua hàng hóa, dịch vụ trong ngày của từng cá nhân hoặc hộ gia đình từ 5 triệu đồng trở lên thì doanh nghiệp phải thanh toán không dùng tiền mặt để được tính vào chi phí được trừ.

Hồ sơ mua hàng không có hóa đơn gồm những chứng từ gì?

Đáp: Thông thường gồm: Hợp đồng hoặc biên bản mua bán, CCCD của người bán, biên bản giao nhận hàng hóa, chứng từ thanh toán, phiếu nhập kho (nếu có) và Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo Mẫu số 02/TNDN.

Khi cơ quan thuế kiểm tra, doanh nghiệp cần chứng minh những gì?

Đáp: Doanh nghiệp cần chứng minh giao dịch là có thật, hàng hóa thực tế đã được giao nhận, đã thanh toán theo quy định, được sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh và có đầy đủ hồ sơ lưu trữ theo quy định của pháp luật về thuế, kế toán và hóa đơn chứng từ.

📞 Hotline: GỌI NGAY 098 225 4812 – Mr. Trần Thường Các.

TÁC GIẢ: Trần Thường Các Founder thuong hieu dichvukiemtoanbctc.com.