Thuê kho cá nhân không có hóa đơn: Có được tính vào chi phí hợp lý?

Trên thực tế có nhiều doanh nghiệp thuê kho của cá nhân để làm kho chứa hàng hóa công ty nhưng không có hóa đơn thì nên làm gì để đưa chi phí thuê kho của cá nhân vào chi phí hợp lý khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp? Cần có những bộ hồ sơ gì khi thuê kho của cá nhân theo quy định mới nhất hiện nay? Cùng các kiểm toán viên nhiều năm cung cấp dịch vụ tư vấn, dịch vụ kiểm toán báo cáo tài chính công ty FDI tìm hiểu chi tiết nhất nhé.

Thuê kho cá nhân không có hóa đơn: Có được tính vào chi phí hợp lý

Điều kiện ghi nhận chi phí hợp lý khi xác định thuế tndn là gì?

“Theo khoản 1 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC, một khoản chi được tính là chi phí được trừ nếu đáp ứng đồng thời 3 điều kiện sau:

Số 1 là: Phát sinh thực tế liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Số 2 là: Khoản chi phải có mục đích phục vụ trực tiếp cho hoạt động tạo ra doanh thu, thu nhập; Có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định.

Số 3 là: Thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn từ 20 triệu trở lên bao gồm thuế GTGT nhưng tính từ thời điểm từ ngày 1/7/2025 trở về trước; còn hiện nay thì các khoản chi phí đều phải thanh toán KHÔNG DÙNG TIỀN MẶT.” – Trích nguồn uy tín: https://dichvukiemtoanbctc.com/dieu-kien-ghi-nhan-chi-phi-hop-ly-duoc-tru-khi-tinh-thu-nhap-chiu-thue-thu-nhap-doanh-nghiep-nam-2025.html

Thuê kho cá nhân không có hóa đơn thì doanh nghiệp có được tính vào chi phí hợp lý?

Căn cứ khoản 2 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC được sửa đổi bởi Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định về các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm:

Điều 6. Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm:

… 2.5. Chi tiền thuê tài sản của cá nhân không có đầy đủ hồ sơ, chứng từ dưới đây:

– Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân thì hồ sơ để xác định chi phí được trừ là hợp đồng thuê tài sản và chứng từ trả tiền thuê tài sản.

– Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân mà tại hợp đồng thuê tài sản có thoả thuận doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân thì hồ sơ để xác định chi phí được trừ là hợp đồng thuê tài sản, chứng từ trả tiền thuê tài sản và chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân.

– Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân mà tại hợp đồng thuê tài sản có thỏa thuận tiền thuê tài sản chưa bao gồm thuế (thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân) và doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân thì doanh nghiệp được tính vào chí phí được trừ tổng số tiền thuê tài sản bao gồm cả phần thuế nộp thay cho cá nhân.

>>> Xem thêm: Cho thuê nhà làm văn phòng có phải đóng thuế không?.

Công văn 75543/CT-TTHT năm 2017 về lập hóa đơn GTGT đối với khoản tiền đặt cọc cụ thể như sau:

Trường hợp, khoản tiền đặt cọc của Bên đi thuê được thực hiện để đảm bảo việc thực hiện hợp đồng (tại thời điểm nhận tiền chưa cung ứng dịch vụ, chưa thực hiện hợp đồng) và việc thu tiền đặt cọc không nằm trong tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng thì Công ty chưa phải lập hóa đơn GTGT.

Công văn 13675/BTC-CST năm 2013 thời điểm phát hành hoá đơn đối với hoạt động cung cấp dịch vụ được xác định như sau:

Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng; nhận tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để bảo đảm thực hiện hợp đồng (tại thời điểm nhận tiền chưa cung cấp dịch vụ, chưa thực hiện hợp đồng) thì tổ chức cung ứng dịch vụ không phải xuất hóa đơn GTGT đối với khoản tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để bảo đảm thực hiện hợp đồng này.

Từ những căn cứ nêu trên, chứng từ để xác định chi phí được trừ là hợp đồng thuê kho, chứng từ thanh toán tiền thuê kho Trường hợp, nếu bên thuê nộp thuế thay thì phải có chứng từ nộp thuế thay, mà không cần phải có hóa đơn.

Theo đó, có thể thấy tổ chức cung ứng dịch vụ không phải xuất hóa đơn đối với khoản tiền cọc thanh toán hoặc tạm ứng để bảo đảm thực hiện hợp đồng này.

Kết luận 1

Việc ký hợp đồng thuê kho và phần tiền cọc thanh toán không có hóa đơn không làm ảnh hưởng đến việc hạch toán chi phí thuê kho vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Doanh nghiệp chỉ cần lưu giữ đầy đủ các chứng từ hợp lệ để trình bày cho cơ quan thuế khi có yêu cầu và đáp ứng các điều kiện theo Thông tư 78/2014/TT-BTC thì được tính vào chi phí hợp lý được trừ theo quy định của pháp luật.

>>> Xem thêm: Cách kê khai và nộp thuế khi cá nhân cho thuê nhà làm văn phòng xưởng sản xuất năm 2025.

Vậy khi thuê kho của cá nhân không có hóa đơn thì cần có bộ hồ sơ gì?

Hợp đồng thuê kho của cá nhân theo quy định hiện hành (Tải mẫu hợp đồng mới nhất).
Chứng từ thanh toán phí thuê kho công ty.
Chứng từ nộp thuế của cá nhân từ hoạt động cho thuê tài sản nếu có phát sinh.
Bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn mẫu 01/TNDN (ban hành kèm theo thông tư 78/2014/TT-BTC).
Chứng minh nhân dân photo của người chủ kho là cá nhân.

KẾT LUẬN

Việc thuê kho của cá nhân không có hóa đơn vẫn có thể được tính vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN, nếu doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng từ theo quy định. Cụ thể:

Không bắt buộc phải có hóa đơn, nhưng phải có hợp đồng thuê kho, chứng từ thanh toán và bảng kê mẫu 01/TNDN.

Trường hợp doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân, cần bổ sung thêm chứng từ nộp thuế để được ghi nhận đầy đủ chi phí hợp lệ.

Việc thuê tài sản từ cá nhân là giao dịch phổ biến, tuy nhiên cần thực hiện đúng quy định về thuế TNCN, thời điểm xuất hóa đơn (nếu có), và không nên thanh toán bằng tiền mặt đối với khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên sau ngày 1/7/2025 để được khấu trừ thuế.

Do đó, nếu công ty bạn đang hoặc sắp thuê kho từ cá nhân mà không có hóa đơn, hãy chủ động liên hệ với chuyên gia kiểm toán, kế toán dịch vụ chuyên nghiệp để được hướng dẫn hồ sơ và thực hiện đúng pháp luật — tránh bị loại chi phí khi quyết toán thuế.

>>> Tham khảo: Thuê kiểm toán độc lập.

5 CÂU HỎI THƯỜNG GẶP

Thuê kho của cá nhân mà không có hóa đơn thì có được tính chi phí hợp lý không?

Trả lời: Có thể được tính, nếu có hợp đồng thuê kho, chứng từ thanh toán, và trong một số trường hợp, có chứng từ nộp thuế TNCN thay cho cá nhân (nếu hợp đồng có quy định doanh nghiệp nộp thay).

Có cần lập hóa đơn cho khoản tiền đặt cọc thuê kho của cá nhân không?

Trả lời: Không cần. Theo các công văn của Bộ Tài chính, tiền đặt cọc không phải lập hóa đơn nếu chưa phát sinh cung cấp dịch vụ.

Bảng kê 01/TNDN dùng trong trường hợp nào khi thuê kho không có hóa đơn?

Trả lời: Bảng kê 01/TNDN dùng để kê khai các khoản chi phí mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn, trong đó có thuê tài sản từ cá nhân không kinh doanh.

Trường hợp nào cần có chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân?

Trả lời: Khi doanh nghiệp nộp thay thuế TNCN hoặc thuế GTGT cho bên cho thuê (cá nhân), thì cần có chứng từ nộp thuế để được ghi nhận tổng chi phí thuê bao gồm cả thuế.

Từ 1/7/2025, khoản thuê kho > 5 triệu đồng thanh toán tiền mặt có được chấp nhận không?

Trả lời: Không. Theo quy định mới, mọi khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên (đã gồm thuế) phải thanh toán không dùng tiền mặt để được tính chi phí hợp lý, kể cả khi thuê kho của cá nhân.

📞 Hotline: GỌI NGAY 098 225 4812 – Mr. Trần Thường Các.

TÁC GIẢ: Trần Thường Các Founder thuong hieu dichvukiemtoanbctc.com.