Mua hàng hóa và dịch vụ không có hóa đơn thì xử lý thế nào: Tìm hiểu cùng kiểm toán viên hành nghề
Trên thực tế các doanh nghiệp thường có những trường hợp mua hàng hóa dịch vụ nhưng không có hóa đơn (Vì người bán là cá nhân) vậy thì các khoản chi phí này có được đưa vào chi phí hợp lý khi tính thuế tndn hay không? Và có những quy định nào và bộ hồ sơ chứng từ cần có khi mua hàng của cá nhân không theo quy định hiện hành, vì có những doanh nghiệp kinh doanh nông sản như cà phê, hồ tiêu, cao su, gỗ, cá, tôm … Phần lớn đầu vào là mua của cá nhân nuôi trồng; Cùng thương hiệu kiểm toán top 1 dichvukiemtoanbctc.com tìm hiểu chi tiết nhất các bạn nhé.
Mua hàng hóa và dịch vụ không có hóa đơn thì xử lý thế nào
Quy định hiện hành về các trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn
Theo khoản 2.4 điều 4 Thông tư 78/2014/TT-BTC, doanh nghiệp được phép đưa chi phí mua hàng, dịch vụ không có hóa đơn nếu doanh nghiệp mua hàng hóa trong những trường hợp sau:
– Mua hàng hóa là nông sản, hải sản, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra; Mua sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công không kinh doanh trực tiếp bán ra; Mua đất, đá, cát, sỏi của hộ gia đình, cá nhân tự khai thác trực tiếp bán ra;
– Mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt; Mua đồ dùng, tài sản, dịch vụ của hộ gia đình, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra;
– Mua hàng hóa, dịch vụ của hộ gia đình, cá nhân kinh doanh (không bao gồm các trường hợp nêu trên) có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng (100 triệu đồng/năm).
Để đưa chi phí mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn, doanh nghiệp cần có những bộ hồ sơ gì? Chi tiết ra sao mà kế toán thuế cần nắm?
– Hợp đồng mua hàng hóa, dịch vụ.
– Chứng từ thanh toán mua hàng hóa – dịch vụ.
– Biên bản bàn giao hàng hóa.
– Bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn mẫu 01/TNDN (ban hành kèm theo thông tư 78/2014/TT-BTC).
– Chứng minh nhân dân photo của người cung cấp hàng hóa, dịch vụ.
>>> Xem chi tiết bộ hồ sơ mua của cá nhân không có hóa đơn và file mẫu.
>>> Xem thêm: Mua cát đá sỏi cá nhân không có hóa đơn thì xử lý thế nào và cách hạch toán kế toán.
2- Chi phí thuê tài sản của cá nhân không có hóa đơn thì xử lý thế nào?
Để chi phí thuê tài sản không có hóa đơn có thể hạch toán vào chi phí được trừ khi xác đinh thu nhập tính thuế của doanh nghiệp cần có những hồ sơ sau:
Nếu tổng thu nhập từ việc cho thuê tài sản của cá nhân dưới 100 triệu/năm:
+ Hợp đồng thuê tài sản.
+ Chứng từ thanh toán tiền thuê tài sản (không bắt buộc thanh toán tiền qua tài khoản ngân hàng đối với khoản chi trên 20 triệu).
Nếu tổng thu nhập từ việc cho thuê tài sản của cá nhân từ 100 triệu/năm trở lên:
Để doanh nghiệp đưa chi phí thuê tài sản vào chi phí xác định thu nhập tính thuế, hộ kinh doanh, cá nhân phải kê khai và nôp thuế (hoặc doanh nghiệp nộp thuế thay). Những hồ sơ cần có là:
+ Hợp đồng thuê tài sản.
+ Chứng từ thanh toán tiền thuê tài sản (không bắt buộc thanh toán tiền qua tài khoản ngân hàng đối với khoản chi trên 20 triệu).
+ Chứng từ nộp thuế của cá nhân.
>>> Tham khảo chi tiết: Hướng dẫn chi tiết: cá nhân kê khai thuế khi cho thuê tài sản năm 2025.
>>> Tham khảo chi tiết: https://dichvukiemtoanbctc.com/cach-ke-khai-va-nop-thue-khi-ca-nhan-cho-thue-nha-lam-van-phong-xuong-san-xuat.html
3- Chi phí tiền điện, tiền nước có hóa đơn theo tên người cho thuê địa điểm sản xuất, kinh doanh
Doanh nghiệp có thể đưa tiền điện, nước có hóa đơn không mang tên doanh nghệp vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập tính thuế, doanh nghiệp cần có những hồ sơ sau:
+ Hợp đồng thuê nhà (hợp đồng thuê nhà được ký với người ghi trên hóa đơn thanh toán tiền điện, tiền nước. Trong hợp đồng thuê nhà thể hiện tiền điện, tiền nước sẽ do doanh nghiệp chi trả.)
+ Hóa đơn thanh toán tiền điện, nước.
+ Chứng từ thanh toán tiền điện, nước của doanh nghiệp.
Lưu ý: Doanh nghiệp hạch toán toàn bộ số tiền thanh toán vào chi phí của công ty vì tiền thuế GTGT không được khấu trừ.
4- Case study thực tế công ty chuyên xuất khẩu café có tiếng tại Kon Tum
Giới thiệu công ty café A (Chúng tôi không cung cấp thông tin vì lý do bảo mật thông tin khách hàng khi kiểm toán và tư vấn thuế)
Công ty A là công ty chuyên xuất khẩu café tại tỉnh KonTum; Quy trình cơ bản là công ty này thu mua café tươi từ các cá nhân trồng trên địa bàn tỉnh và ngoài tỉnh sau đó công ty này về xử lý bóc tách, sấy, rang café theo công thức riêng, đóng gói và bán ra thị trường.
Các vấn đề công ty này trước khi kiểm toán báo cáo tài chính
Công ty mua hầu như nguyên vật liệu đầu vào là của cá nhân nhưng kế toán chỉ có hợp đồng mua và chứng từ thanh toán chuyển khoản, thiếu bảng kê mua hàng, biên bảng giao hàng và căn cước cá nhân bán hàng.
Hợp đồng mua hàng không khớp số lượng với số liệu đang hạch toán trên sổ sách >> Kho hàng trên sổ sách phản ánh chưa đúng thực tế.
Giải pháp mà các kiểm toán viên đưa ra:
Tư vấn về bộ hồ sơ mua của cá nhân chi tiết nhất, hạn chế các rủi ro về thuế.
Tư vấn và giúp hoàn thiện quy trình mua hàng hóa của cá nhân.
Kết quả sau kiểm toán
Quy trình mua hàng hoạt động hiệu quả và các bộ hồ sơ mua hàng của cá nhân được lưu trữ đầy đủ, chính xác.
Kết luận & khuyến nghị từ kiểm toán viên của thương hiệu dichvukiemtoanbctc.com 15+ năm kinh nghiệm
Trong bối cảnh thực tế tại Việt Nam, việc doanh nghiệp mua hàng hóa và dịch vụ không có hóa đơn – đặc biệt trong lĩnh vực nông sản, thủy sản, café, hồ tiêu, gỗ, cao su… – là điều không thể tránh khỏi. Tuy nhiên, để chi phí không hóa đơn được tính vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế, doanh nghiệp bắt buộc phải có đủ hồ sơ chứng từ theo quy định của Thông tư 78/2014/TT-BTC, bao gồm hợp đồng, bảng kê, phiếu chi, biên bản giao nhận, và CCCD bản sao của bên bán.
Đồng thời, với các khoản như thuê tài sản không hóa đơn, tiền điện – nước không đứng tên công ty, hay dịch vụ mua từ cá nhân không kinh doanh, doanh nghiệp cũng cần nắm rõ điều kiện và mẫu hồ sơ hợp lệ để tránh bị loại chi phí khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp hoặc bị ấn định thuế.
👉 Khuyến nghị từ đội ngũ kiểm toán viên thương hiệu Dichvukiemtoanbctc.com:
- Rà soát lại toàn bộ hồ sơ mua hàng từ cá nhân trong 2–3 năm gần nhất.
- Chuẩn hóa quy trình mua hàng không hóa đơn, đặc biệt đối với công ty hoạt động trong ngành nông – lâm – thủy sản.
- Tham khảo ý kiến kiểm toán viên độc lập khi có các khoản chi đầu vào chưa rõ tính hợp lý.
- Tư vấn thuế ngay từ đầu kỳ để tránh rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra hoặc quyết toán.
Nếu doanh nghiệp bạn đang gặp vướng mắc về chi phí không hóa đơn, hồ sơ thu mua từ cá nhân, hoặc cần kiểm toán – tư vấn thuế chuyên sâu, đừng ngần ngại liên hệ với đội ngũ chuyên gia kiểm toán viên cpa Việt Nam của dichvukiemtoanbctc.com – chúng tôi sẵn sàng đồng hành và hỗ trợ bạn tối ưu chi phí, giảm rủi ro và vận hành minh bạch theo quy định pháp luật.
👉 Tham khảo dịch vụ kiểm toán TOP 1: https://dichvukiemtoanbctc.com/dich-vu-kiem-toan.html
Những case study mà chúng tôi đã kiểm toán và mang nhiều lợi ích cho DN:
- Case Study: Hỗ trợ Công ty Cổ phần Chế biến Thủy sản Trung Sơn vay vốn thành công nhờ kiểm toán và tư vấn hồ sơ tài chính.
- Case Study: Kiểm toán giúp CÔNG TY TNHH FINECS VIỆT NAM chuẩn hóa chi phí thuế TNDN và xác định đúng tỷ giá hối đoái khi tính thuế TNDN.
- [CASE STUDY] Kiểm toán giúp Công ty Cổ phần Bê tông IBS vay vốn thành công.
Những câu hỏi thường gặp
- Mua hàng hóa không có hóa đơn có được tính vào chi phí hợp lý không?
Có. Nếu doanh nghiệp mua hàng hóa từ cá nhân không kinh doanh hoặc hộ cá thể, và thuộc các trường hợp được quy định tại Thông tư 78/2014/TT-BTC, thì vẫn có thể đưa vào chi phí hợp lý nếu có đầy đủ hồ sơ chứng từ hợp lệ.
- Trường hợp nào được đưa chi phí không có hóa đơn vào chi phí được trừ?
Bao gồm: mua nông sản, thủy sản từ người trực tiếp sản xuất; thuê tài sản từ cá nhân dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế; mua phế liệu, đất đá, cát sỏi, hoặc các dịch vụ của cá nhân không kinh doanh, doanh thu dưới 100 triệu/năm.
- Hồ sơ cần có khi mua hàng hóa không có hóa đơn là gì?
Doanh nghiệp cần chuẩn bị: hợp đồng mua bán, phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi, biên bản bàn giao hàng hóa, bảng kê mẫu 01/TNDN, bản sao CCCD của người bán và các giấy tờ liên quan.
- Thuê tài sản không có hóa đơn thì xử lý thuế như thế nào?
Nếu thu nhập từ cho thuê tài sản dưới 100 triệu/năm thì chỉ cần hợp đồng và chứng từ thanh toán. Trên 100 triệu/năm thì phải có thêm chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân cho thuê.
- Tiền điện, nước không đứng tên doanh nghiệp có được đưa vào chi phí không?
Được, nếu trong hợp đồng thuê nhà có quy định doanh nghiệp chịu chi phí điện nước, và có đủ hóa đơn thanh toán, chứng từ chi tiền đầy đủ.
- Mua hàng không hóa đơn có cần phải chuyển khoản để được tính chi phí hợp lý không?
Không bắt buộc. Tuy nhiên, nếu khoản chi trên 20 triệu đồng thì nên thanh toán qua ngân hàng để giảm rủi ro khi quyết toán và chứng minh tính minh bạch.
- Nếu thiếu bảng kê 01/TNDN hoặc CCCD người bán thì có bị loại chi phí không?
Có thể bị loại khi quyết toán thuế TNDN. Doanh nghiệp nên bổ sung đầy đủ chứng từ theo đúng quy định để bảo vệ chi phí đã hạch toán.
📞 Hotline: GỌI NGAY 098 225 4812 – Mr. Trần Thường Các.
TÁC GIẢ: Trần Thường Các Founder thuong hieu dichvukiemtoanbctc.com.
THÔNG TIN LIÊN HỆ THƯƠNG HIỆU DICHVUKIEMTOANBCTC.COM 15+ NĂM KINH NGHIỆM
WEB: https://dichvukiemtoanbctc.com/
Facebook: https://www.facebook.com/Congtykiemtoandoclapuytin/
Pin: https://www.pinterest.com/dichvukiemtoanbctc/
Hướng dẫn đến công ty: https://share.google/lkMGM5FbIBPdjQQw9
