Chi phí mời khách hàng và đối tác đi du lịch có được tính là chi phí hợp lý, hạch toán như thế nào: Tìm hiểu cùng kiểm toán viên CPA Việt Nam

Có nhiều công ty ngày nay hàng năm thường tổ chức các hội nghị khách hàng, tổ chức các tour du lịch cho khách hàng và đối tác hàng năm; Các khoản chi phí tổ chức đi du lịch cho anh em nhân viên công ty, Vậy những khoản chi phí này được quy định ra sao, có được tính là chi phí hợp lý khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp không? Cùng các chuyên gia của Thương hiệu dichvukiemtoanbctc.com 15+ năm kinh nghiệm tìm hiểu chi tiết nhất các bạn nhé.

Chi phí mời khách hàng và đối tác đi du lịch có được tính là chi phí hợp lý, hạch toán như thế nào

Quy định pháp lý liên quan

Theo Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp phải:

Liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp.
Có thanh toán không dùng tiền mặt nếu từ 20 triệu đồng trở lên.

Chi phí mời khách hàng và đối tác làm ăn đi du lịch có được tính là chi phí hợp lý?

Bộ Tài chính và Tổng cục Thuế đã nhiều lần khẳng định:

“Chi phí tổ chức cho khách hàng đi du lịch, nghỉ dưỡng… không có tính chất phục vụ trực tiếp hoạt động SXKD, do đó không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.”

Một số trường hợp đặc biệt có thể được xem xét

Nếu doanh nghiệp tổ chức hội thảo, hội nghị khách hàng có chương trình đi kèm tham quan, giao lưu (du lịch chỉ là phụ), thì có thể:

Hạch toán một phần chi phí là chi phí tiếp thị – quảng bá thương hiệu;

Nhưng phải có đầy đủ hồ sơ: quyết định tổ chức, thư mời, nội dung chương trình, danh sách khách mời, ảnh tư liệu, hợp đồng tour…

Tuy nhiên, tỷ lệ chi được trừ sẽ phụ thuộc vào đánh giá của cơ quan thuế, và có rủi ro cao bị loại nếu không thuyết minh được tính hợp lý.

Chi phí cho nhân viên công ty du lịch hàng năm có được tính vào chi phí hợp lý?

Căn cứ theo điểm 2.30 khoản 2 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC sửa đổi bởi Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định về các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế như sau: Các khoản chi không tương ứng với doanh thu tính thuế, trừ các khoản chi sau:

Khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động như: chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động; chi nghỉ mát, chi hỗ trợ điều trị; chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập tại cơ sở đào tạo; chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, địch họa, tai nạn, ốm đau; chi khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt trong học tập; chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, tết cho người lao động; chi bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm tự nguyện khác cho người lao động (trừ khoản chi mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động hướng dẫn tại điểm 2.6, bảo hiểm hưu trí tự nguyện cho người lao động hướng dẫn tại điểm 2.11 Điều này) và những khoản chi có tính chất phúc lợi khác. Tổng số chi có tính chất phúc lợi nêu trên không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.

Việc xác định 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp được xác định bằng quỹ tiền lương thực hiện trong năm chia (:) 12 tháng. Trường hợp doanh nghiệp hoạt động không đủ 12 tháng thì: Việc xác định 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế được xác định bằng quỹ tiền lương thực hiện trong năm chia (:) số tháng thực tế hoạt động trong năm.

Quỹ tiền lương thực hiện là tổng số tiền lương thực tế đã chi trả của năm quyết toán đó đến thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ quyết toán theo quy định (không bao gồm số tiền trích lập quỹ dự phòng tiền lương của năm trước chi trong năm quyết toán thuế).

Các khoản chi khác mang tính chất đặc thù, phù hợp theo từng ngành nghề, lĩnh vực theo văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính.

KẾT LUẬN SỐ 1

Chi phí du lịch của công ty dành cho nhân viên thuộc khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động, không tương ứng với doanh thu tính thuế nhưng vẫn được tính vào chi phí hợp lý nếu đảm bảo các điều kiện dưới đây:

Tổng chi phí du lịch không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.

Trong đó:

Một tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp = Quỹ tiền lương thực hiện trong năm : 12 tháng; Nếu doanh nghiệp hoạt động không đủ 12 tháng thì:

01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế = Quỹ tiền lương thực hiện trong năm : Số tháng thực tế hoạt động trong năm.

Có đầy đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

Hồ sơ cần chuẩn bị để chi phí nghỉ mát là chi phí được trừ?

Bất cứ khoản chi nào của doanh nghiệp, các bạn muốn bảo vệ cũng cần có một bộ chứng từ chặt chẽ và đầy đủ. Với chi nghỉ mát cho nhân viên, các bạn cần chuẩn bị đầy đủ những hồ sơ sau:

Quy chế tài chính, thỏa ước lao động tập thể, hợp đồng lao động,….. có quy định rõ Công ty có tổ chức tham quan nghỉ mát cho người lao động.

Quyết định về việc tổ chức nghỉ mát của Giám đốc doanh nghiệp (kèm theo danh sách nhân viên đăng ký đi nghỉ mát)

Hợp đồng với tour du lịch (Nếu DN đi theo hình thức thuê công ty du lịch tổ chức tour); Hóa đơn tour du lịch (Nếu DN đi theo hình thức thuê công ty du lịch tổ chức tour); Hóa đơn, các chứng từ phát sinh tại tour du lịch (Nếu doanh nghiệp đi theo hình thức tự tổ chức: hóa đơn đi lại, thuê xe, vé máy bay, tiền ăn, tiền ở, tiền tổ chức các hoạt động teambuilding…)

Chứng từ thanh toán (Nếu tổng giá trị trên hóa đơn từ 20.000.000 trở lên bắt buộc phải thanh toán qua ngân hàng); Ngoài những chứng từ trên, bạn có thể có thêm một vài chứng từ khác như: Tờ trình tổ chức nghỉ mát, bảng dự trù kinh phí đi nghỉ mát.

Hướng dẫn chi tiết cách hạch toán kế toán các chi phí đi du lịch

Trường hợp doanh nghiệp có trích lập quỹ phúc lợi và sử dụng quỹ phúc lợi để chi cho hoạt động nghỉ mát, trợ cấp khó khăn cho công nhân viên và người lao động thì kế toán công ty, ghi:

Nợ TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3532).

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu được khấu trừ), (nếu có).

Có các TK 111, 112, 331.

Trường hợp doanh nghiệp không trích lập quỹ phúc lợi và mà sử dụng nguồn vốn chủ sở hữu của công ty để để chi cho hoạt động nghỉ mát, trợ cấp khó khăn cho công nhân viên và người lao động thì ghi:

Nợ TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp.

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu được khấu trừ), (nếu có).

Có các TK 111, 112, 331.

KẾT LUẬN

Chi phí tổ chức du lịch cho khách hàng, đối tác và nhân viên nội bộ là hai loại khoản chi cần phân biệt rõ khi lập kế hoạch chi phí và quyết toán thuế doanh nghiệp; Chi phí mời khách hàng – đối tác đi du lịch thường không được tính là chi phí hợp lý, TRỪ trường hợp tổ chức dưới hình thức hội nghị khách hàng có tài liệu, hồ sơ minh chứng rõ ràng.

Chi phí du lịch nghỉ mát cho nhân viên có thể được tính là chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN, nếu thuộc nhóm chi phúc lợi và không vượt quá 1 tháng lương bình quân trong năm tính thuế.

Do đó, kế toán và lãnh đạo doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng từ: quyết định tổ chức, danh sách, hóa đơn, hợp đồng tour… và tuân thủ đúng quy định tại Thông tư 96/2015/TT-BTC, tránh rủi ro bị loại chi phí hoặc truy thu khi thanh tra thuế.

Nếu bạn cần soát xét hồ sơ, tối ưu chi phí hợp lệ khi quyết toán thuế hoặc cần kiểm toán độc lập cho doanh nghiệp, hãy liên hệ chuyên gia tại Thương hiệu dichvukiemtoanbctc.com để được hỗ trợ chính xác, an toàn và kịp thời.

>>> Tham khảo bảng giá kiểm toán báo cáo tài chính mới nhất.

5 CÂU HỎI THƯỜNG GẶP

Chi phí mời khách hàng đi du lịch có được tính là chi phí được trừ không?

Trả lời: Không. Theo quy định hiện hành và hướng dẫn của Bộ Tài chính, khoản chi du lịch cho khách hàng – đối tác không phục vụ trực tiếp hoạt động sản xuất kinh doanh nên không được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN.

Chi phí tổ chức nghỉ mát cho nhân viên có được tính là chi phí hợp lý?

Trả lời: Có, nếu khoản chi đó có tính chất phúc lợi và không vượt quá 1 tháng lương bình quân thực tế trong năm tính thuế, đồng thời có đầy đủ chứng từ hợp pháp theo quy định.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ gì để chi phí nghỉ mát được tính là chi phí hợp lý?

Trả lời: Bao gồm: quyết định tổ chức nghỉ mát, danh sách nhân viên tham gia, hợp đồng tour du lịch, hóa đơn tài chính, chứng từ thanh toán, nội quy/quy chế có quy định về khoản chi…