Thời điểm lập hóa đơn gtgt trong công ty xây dựng, cách xuất như thế nào: Tìm hiểu cùng chuyên gia

Thời điểm xuất hóa đơn trong công ty xây dựng được quy định ra sao? Công ty phải xuất hóa đơn theo từng biên bản nghiệm thu hoàn thành từng hạng mục công trình? Công ty xây dựng nhận tiền cọc thì xuất hóa đơn ra sao? Cùng các chuyên gia của thương hiệu dichvukiemtoanbctc.com tìm hiểu chi tiết nhất các bạn nhé.

Thời điểm lập hóa đơn gtgt trong công ty xây dựng

Thời điểm lập hóa đơn GTGT đối với dịch vụ xây dựng được xác định như thế nào?

Căn cứ theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ.

Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.

Mặt khác tại điểm c khoản 4 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về thời điểm lập hóa đơn như sau:

Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Ngoài ra theo quy định tại khoản 5 Điều 8 Thông tư 219/2013/TT-BTC về thời điểm xác định thuế GTGT

Đối với xây dựng, lắp đặt, bao gồm cả đóng tàu, là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

>>> Tóm lại: Cứ theo các quy định trên thời điểm lập hóa đơn đối với hoạt động xây dựng là thời điểm công ty bắt đầu nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

>>> Có thể bạn quan tâm: Hướng dẫn chi tiết cách hạch toán kế toán trong công ty xây dựng.

Khoản nhận tiền cọc hợp đồng xây dựng thì có phải xuất hóa đơn không?

Tiền đặt cọc có phải xuất hóa đơn không? Đây là câu hỏi phổ biến của nhiều kế toán, doanh nghiệp và hộ kinh doanh trong quá trình ký kết hợp đồng và nhận tiền cọc. Việc xác định đúng bản chất giao dịch sẽ quyết định doanh nghiệp có phải lập hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) hay không. Cùng các chuyên gia cung cấp dịch vụ kiểm toán báo cáo tài chính và tư vấn tại Thương hiệu Dichvukiemtoanbctc.com 15+ năm kinh nghiệm phân tích chi tiết các trường hợp cụ thể.

Tiền đặt cọc là gì?

Tiền đặt cọc là khoản tiền bên mua hoặc thuê giao trước cho bên bán hoặc bên cho thuê nhằm bảo đảm việc thực hiện hợp đồng trong tương lai. Đây có thể là khoản tiền giữ chỗ, cam kết thực hiện giao dịch hoặc thanh toán một phần nghĩa vụ trong tương lai.

Việc đặt cọc thường xuất hiện trong các giao dịch mua bán hàng hóa, thuê nhà xưởng, thuê dịch vụ, chuyển nhượng dự án…

>>> Có thể bạn quan tâm: Từ 01/06/2025 tiền cọc mua dịch vụ có phải xuất hoá đơn hay không?.

Trường hợp không cần xuất hóa đơn khi nhận tiền đặt cọc

Theo quy định tại Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn chỉ được lập khi hàng hóa – dịch vụ đã được cung cấp hoặc bên bán nhận tiền trước cho hàng hóa – dịch vụ sẽ cung cấp.

👉 Không phải xuất hóa đơn GTGT nếu:

Khoản tiền đặt cọc chỉ mang tính chất cam kết thực hiện hợp đồng, không đi kèm việc cung cấp hàng hóa/dịch vụ tại thời điểm thu tiền;

Hợp đồng chưa đến thời điểm thực hiện, hoặc chưa phát sinh nghĩa vụ cung cấp dịch vụ/hàng hóa;

Không quy định tiền đặt cọc là một phần thanh toán trong hợp đồng.

Ví dụ: Một công ty nhận tiền đặt cọc 50 triệu đồng để giữ chỗ thuê nhà, trong khi thời gian thuê bắt đầu sau 1 tháng nữa. Vì tại thời điểm nhận cọc chưa có hoạt động cho thuê, công ty không cần lập hóa đơn GTGT. Tuy nhiên, cần có phiếu thu hoặc biên bản nhận tiền đặt cọc để làm chứng từ hợp lệ.

>>> Có thể bạn quan tâm: Thời điểm xuất hóa đơn bán hàng hóa, bán dịch vụ? Xác định sao cho đúng từ ngày 1 tháng 7 năm 2025.

Trường hợp phải xuất hóa đơn khi nhận tiền đặt cọc

Theo khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nếu tiền đặt cọc được coi là khoản thanh toán theo tiến độ hợp đồng, thì phải lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền.

👉 Phải xuất hóa đơn nếu:

Tiền đặt cọc được quy định rõ là một phần thanh toán theo tiến độ;

Hợp đồng có nêu rõ lịch trình thanh toán, trong đó có khoản đặt cọc;

Khoản tiền cọc đã phát sinh nghĩa vụ cung cấp dịch vụ/hàng hóa tương ứng.

Ví dụ 1: Trong hợp đồng thuê mặt bằng ghi rõ: “Người thuê thanh toán 3 đợt, đợt 1 là 100 triệu đồng tiền đặt cọc tại thời điểm ký hợp đồng”. Như vậy, khi thu 100 triệu, doanh nghiệp bắt buộc phải lập hóa đơn GTGT cho phần này.

>>> Có thể bạn quan tâm: https://dichvukiemtoanbctc.com/cong-ty-dich-vu-cho-thue-kho-nha-xuong-thue-gtgt-bao-nhieu.html

Một số lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp

Không nên nhận tiền cọc bằng tiền mặt nếu không lập hóa đơn, dễ bị cơ quan thuế truy thu thuế GTGT và thuế TNDN khi thanh kiểm tra.

Cần làm rõ bản chất khoản tiền đặt cọc trong hợp đồng: Là thanh toán hay là cam kết?

Luôn lập biên bản nhận cọc hoặc phiếu thu có chữ ký hai bên nếu không lập hóa đơn.

Tùy từng trường hợp, tiền cọc có thể được hạch toán vào TK 131, 338, 3387 hoặc 1318, theo hướng dẫn của chuẩn mực kế toán.

Xử phạt hành vi vi phạm quy định về lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ

Phạt cảnh cáo đối với một trong các hành vi sau đây

Lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ.

Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế, trừ trường hợp quy định tại điểm a khoản 1 Điều này.

Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

Lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, trừ trường hợp quy định tại điểm a khoản 1, khoản 3 Điều này;

>> Như vậy, việc công ty xuất hóa đơn GTGT sau khi được nhận thù lao dịch vụ xây dựng là hành vi vi phạm về việc lập hóa đơn không đúng thời điểm.

Trường hợp công ty lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ thì sẽ bị phạt cảnh cáo.

Trường hợp công ty lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế thì bị phạt từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng.

Trường hợp công ty lập hóa đơn không đúng thời điểm khác hai trường hợp nêu trên sẽ bị phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng.

Kết luận

Việc lập hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) đúng thời điểm trong hoạt động xây dựng là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật, tránh rủi ro về thuế và bị xử phạt hành chính. Theo quy định hiện hành, công ty xây dựng phải xuất hóa đơn khi nghiệm thu, bàn giao công trình hoặc hạng mục hoàn thành, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Trường hợp nhận tiền đặt cọc, doanh nghiệp cần đánh giá bản chất giao dịch là cam kết hay thanh toán theo tiến độ, từ đó xác định có phải xuất hóa đơn hay không.

Để đảm bảo an toàn pháp lý và tối ưu hóa nghĩa vụ thuế, kế toán cần theo dõi kỹ các điều khoản hợp đồng, lập chứng từ nội bộ đầy đủ và tuân thủ đúng quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 219/2013/TT-BTC. Nếu còn vướng mắc, bạn nên tham khảo ý kiến từ các chuyên gia tư vấn tại Dichvukiemtoanbctc.com – đơn vị hơn 15 năm kinh nghiệm trong ngành kiểm toán dịch vụ – cung cấp dịch vụ kế toán (báo cáo thuế) uy tín – thuế doanh nghiệp.

5 Câu hỏi thường gặp

Công ty xây dựng có bắt buộc phải xuất hóa đơn khi nghiệm thu công trình không?

Trả lời: Có. Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, công ty phải xuất hóa đơn tại thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình hoặc hạng mục công trình, bất kể đã thu tiền hay chưa.

Nhận tiền đặt cọc hợp đồng xây dựng có cần xuất hóa đơn không?

Trả lời: Tùy trường hợp. Nếu tiền cọc chỉ mang tính cam kết thực hiện hợp đồng, không cần xuất hóa đơn. Nếu tiền cọc được xem là thanh toán theo tiến độ, phải xuất hóa đơn tại thời điểm thu tiền.

Xuất hóa đơn trễ sau khi bàn giao công trình có bị phạt không?

Trả lời: Có. Nếu công ty lập hóa đơn không đúng thời điểm, có thể bị phạt từ cảnh cáo đến 8 triệu đồng, tùy vào mức độ và hậu quả gây ra.

Khi nào cần làm biên bản nhận tiền cọc mà không xuất hóa đơn?

Trả lời: Khi tiền cọc chỉ để giữ chỗ hoặc cam kết thực hiện hợp đồng trong tương lai và chưa phát sinh nghĩa vụ cung cấp dịch vụ. Lúc này, cần lập phiếu thu hoặc biên bản nhận tiền để làm chứng từ hợp lệ.

Hạch toán tiền đặt cọc trong xây dựng theo tài khoản nào?

Trả lời: Tùy vào tính chất khoản tiền, doanh nghiệp có thể hạch toán vào TK 131, 338, 3387 hoặc 1318, căn cứ theo hướng dẫn tại chuẩn mực kế toán Việt Nam.

📞 Hotline: GỌI NGAY 098 225 4812 – Mr. Trần Thường Các.

TÁC GIẢ: Trần Thường Các Founder công ty kiểm toán dichvukiemtoanbctc.com.