Thu hộ và chi hộ có phải xuất hóa đơn không

Thu hộ và chi hộ có phải xuất hóa đơn không: Tìm hiểu chi tiết cùng kiểm toán viên hành nghề

Thu hộ – chi hộ thì có phải xuất hóa đơn hay không? Theo quy định hiện hành thì những trường hợp nào phải xuất hóa đơn? Hạch toán kế toán ra sao? Cùng thương hiệu dichvukiemtoanbctc.com 15+ năm kinh nghiệm cung cấp dịch vụ kiểm toán thuế công ty SME tìm hiểu chi tiết nhất các bạn nhé.

Thu hộ và chi hộ có phải xuất hóa đơn không

Thu hộ, chi hộ là gì?

Thu hộ/chi hộ là việc mà một cá nhân hoặc một tổ chức nào đó ủy quyền cho một bên để thu hoặc chi các khoản tiền theo hợp đồng. Những khoản ủy quyền thu hộ và chi hộ này được nêu rõ trên các văn bản cụ thể như hợp đồng ủy quyền, văn bản ủy quyền… Đây là cơ sở, căn cứ để xác minh cho việc thu hộ, chi hộ cũng như thuận tiện cho quá trình giải trình sau này (nếu có); Các khoản thu hộ, chi hộ thường là thanh toán tiền bảo hiểm, tiền điện, tiền nước và tiền điện thoại.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết cách hạch toán các nghiệp vụ thu hộ chi hộ.

Ví dụ số 1 về thu hộ

Doanh nghiệp A ký hợp đồng với Công ty Bảo hiểm B để cung cấp dịch vụ bảo hiểm cho nhân viên.

Thay vì Công ty B trực tiếp thu tiền phí bảo hiểm từ từng nhân viên, Doanh nghiệp A sẽ đứng ra thu hộ khoản phí này từ lương hàng tháng của nhân viên và sau đó chuyển toàn bộ số tiền cho Công ty B.

👉 Đây gọi là thu hộ tiền bảo hiểm.

Ví dụ thực tế số 2 về chi hộ

Công ty C thuê văn phòng trong tòa nhà, tiền điện – nước hàng tháng do Ban quản lý tòa nhà thanh toán trước cho bên cung cấp dịch vụ.

Sau đó Ban quản lý tòa nhà sẽ xuất hóa đơn yêu cầu Công ty C thanh toán lại số tiền điện – nước này (không tính thêm lợi nhuận).

👉 Trường hợp này Ban quản lý tòa nhà đã chi hộ tiền điện – nước.

Ví dụ số 3 – trong đời sống

Bạn mua hàng online và nhờ bạn mình trả tiền mặt cho shipper khi giao hàng. Sau đó bạn chuyển khoản lại cho người bạn số tiền đó.

👉 Người bạn đã chi hộ bạn.

Ngược lại, nếu bạn gom tiền của nhóm bạn để đóng học phí cho cả lớp và sau đó nộp cho trường, thì bạn đang thu hộ.

>>> Xem thêm: https://dichvukiemtoanbctc.com/lam-ke-toan-tong-hop-trong-cong-ty-dich-vu-ban-ve-may-bay.html

Thu hộ và chi hộ có phải xuất hóa đơn, có phải kê khai thuế không?

Căn cứ theo quy định tại Khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ thì:

Điều 4. Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ

Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.

Theo đó, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua, chỉ trừ trường hợp hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất thì không phải xuất hóa đơn.

>>> TÓM LẠI: thu hộ, chi hộ cũng thuộc trường hợp phải xuất hóa đơn.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết làm kế toán trong công ty sản xuất nông, lâm nghiệp, thủy hải sản.

Ngoài ra, tại Công văn 54756/CT-TTHT ngày 14/8/2017 của Cục Thuế TP Hà Nội cho ý kiến về việc kê khai và xuất hóa đơn GTGT đối với các khoản chi hộ khách hàng như sau:

Trường hợp Công ty cổ phần dịch vụ vận tải Đường sắt (sau đây gọi tắt là Công ty) thoả thuận với khách hàng nhận chi hộ các khoản chi phí như D/O, THC, CSDT, phí giám định, chi phí lưu container, phí bến bãi…thì khi chi trả các khoản chi phí này, các nhà cung cấp phải lập hóa đơn, ghi tên và mã số thuế của khách hàng, Công ty không kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với các hóa đơn mang tên khách hàng. Khi thu lại số tiền chi hộ, Công ty không phải lập hóa đơn, chỉ lập chứng từ thu theo quy định.

Trường hợp, các nhà cung cấp đã lập hóa đơn ghi tên, mã số thuế của Công ty, thì Công ty đề nghị nhà cung cấp thu hồi hóa đơn đã lập để lập lại hóa đơn mang tên khách hàng thuê Công ty chi hộ. Trường hợp, Công ty và khách hàng không thực hiện thu hồi hóa đơn đã lập thì khi thu lại tiền Công ty phải lập hóa đơn GTGT, tính thuế GTGT theo quy định.”

Đồng thời, tại Công văn 323/TCT-CS ngày 21/01/2020, Tổng Cục thuế có trả lười về vấn đề lập hóa đơn, chứng từ khi thu lại tiền cước vận tải quốc tế đã trả hộ cho các doanh nghiệp ủy thác xuất khẩu hàng hóa như sau:

Trường hợp Công ty Cổ phần Lâm sản Pisico Quảng Nam (sau đây gọi tắt là Công ty Pisico) nhận ủy thác xuất khẩu từ các khách hàng và thỏa thuận thanh toán trước tổng tiền cước thuê tàu cho hãng tàu theo đúng quy định pháp luật là các khoản thu hộ, chi hộ và trường hợp các hãng tàu lập hóa đơn, ghi tên và mã số thuế của khách hàng thì khi thu lại số tiền chi hộ, Công ty Pisico không phải xuất hóa đơn GTGT, không phải kê khai, nộp thuế với các khoản thu hộ, chi hộ mà chỉ lập chứng từ thu, chi theo quy định; trường hợp các nhà cung cấp đã lập hóa đơn ghi tên, mã số thuế của Công ty Pisico thì khi thu lại tiền của khách hàng, Công ty Pisico phải lập hóa đơn GTGT, tính thuế GTGT theo quy định.

Trường hợp Công ty Pisico nhận ủy thác xuất khẩu hàng hóa và có thu tiền thù lao ủy thác thì Công ty Pisico phải xuất hóa đơn GTGT và khai thuế thuế GTGT theo quy định tại Khoản 3, Điều 1 Thông tư số 119/2014/TT-BTC ngày 25/8/2014 của Bộ Tài chính.

Công ty Pisico được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp đối với các khoản chi liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật.

KẾT LUẬN NHANH SỐ 1

Nếu thu hộ thì phải lập hóa đơn giá trị gia tăng. Khi thanh toán lại tiền thu hộ cho đối tác, công ty lập phiếu chi, không phải kê khai, tính thuế đối với các khoản thu hộ.

Nếu chi hộ mà hóa đơn mang tên khách hàng: Khi thu lại số tiền chi hộ, không phải xuất hóa đơn GTGT, không phải kê khai, nộp thuế với các khoản thu hộ, chi hộ mà chỉ lập chứng từ thu, chi theo quy định.

Nếu chi hộ mà hóa đơn mang tên công ty chi hộ: Khi thu lại số tiền chi hộ, công ty phải lập hóa đơn GTGT và kê khai, tính thuế GTGT theo quy định (thuế suất tương ứng với thuế suất của hàng hóa, dịch vụ đó).

Cách hạch toán các bút toán thu hộ chi hộ

Khi thu hộ khách hàng, kế toán thuế doanh nghiệp tiến hành ghi sổ như sau:

Nợ TK 111, 112.

Có TK 3388.

Khi trả lại tiền thu hộ, kế toán tổng hợp hạch toán như sau:

Nợ TK 3388.

Có TK 111, 112.

Cách hạch toán khoản chi hộ cho doanh nghiệp khác, ke toan hạch toán các bút toán như sau

Khi chi hộ khách hàng:

Nợ TK 1388.

Có TK 111, 112.

Khi nhận lại tiền chi hộ

Nợ TK 111, 112.

Có TK 1388.

Kết luận

Qua phân tích các quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các công văn hướng dẫn của Cục Thuế và Tổng Cục Thuế, có thể thấy rằng:

Thu hộ, chi hộ không đơn thuần là giao dịch thương mại, mà là các khoản thanh toán hộ, trả hộ theo ủy quyền.

Nguyên tắc chung: nếu hóa đơn đầu vào mang tên khách hàng, khi thu lại tiền chỉ cần lập chứng từ thu/chi, không phải xuất hóa đơn GTGT. Ngược lại, nếu hóa đơn mang tên doanh nghiệp chi hộ thì khi thu lại tiền phải lập hóa đơn GTGT và kê khai thuế đầy đủ.

Doanh nghiệp cần phân biệt rõ ràng, lưu giữ hợp đồng ủy quyền và chứng từ liên quan để đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ khi quyết toán thuế.

👉 Vì vậy, để tránh rủi ro thuế, doanh nghiệp nên thiết lập quy trình hạch toán, lưu trữ chứng từ thu hộ/chi hộ chuẩn chỉnh ngay từ đầu.

5 Câu hỏi FAQ thường gặp về thu hộ, chi hộ

Thu hộ có phải xuất hóa đơn không?

Trả lời: Có. Trường hợp doanh nghiệp thu hộ nhưng phát sinh nghĩa vụ cung cấp dịch vụ kèm theo, hoặc hóa đơn đầu vào ghi tên doanh nghiệp, thì khi thu lại tiền phải xuất hóa đơn GTGT.

Chi hộ mà hóa đơn mang tên khách hàng thì xử lý thế nào?

Trả lời: Khi thu lại số tiền đã chi hộ, doanh nghiệp không phải xuất hóa đơn GTGT, chỉ cần lập chứng từ thu, chi hợp lệ theo quy định.

Nếu chi hộ mà hóa đơn đầu vào ghi tên công ty chi hộ thì sao?

Trả lời: Khi thu lại tiền, doanh nghiệp phải xuất hóa đơn GTGT cho khách hàng, kê khai thuế theo thuế suất tương ứng với hàng hóa, dịch vụ đã chi hộ.

Các khoản thu hộ, chi hộ có tính vào doanh thu chịu thuế TNDN không?

Trả lời: Không. Thu hộ, chi hộ chỉ là các khoản thanh toán thay, không phát sinh doanh thu thực tế, nên không tính vào thu nhập chịu thuế TNDN.

Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi hạch toán thu hộ, chi hộ?

Trả lời: Cần có hợp đồng hoặc văn bản ủy quyền rõ ràng, hóa đơn chứng từ hợp lệ và hạch toán đúng tài khoản (3388 cho thu hộ, 1388 cho chi hộ) để thuận lợi trong quyết toán và giải trình với cơ quan thuế.

📞 Hotline: GỌI NGAY 098 225 4812 – Mr. Trần Thường Các.

TÁC GIẢ: Trần Thường Các Founder thuong hieu dichvukiemtoanbctc.com.