Điều kiện ghi nhận chi phí hợp lý được trừ khi tính thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp năm 2025

Điều kiện ghi nhận chi phí hợp lý được trừ khi tính thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp năm 2025

Việc xác định chi phí hợp lý, được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp là rất quan trọng vì việc này ảnh hưởng đến số thuế TNDN mà công ty phải nộp trong một giai đoạn tài chính; Việc không tính đúng và nộp thiếu tiền thuế thu nhập doanh nghiệp sẽ mang đến nhiều rủi ro sau này. Cùng các chuyên gia kiểm toán hàng đầu tìm hiểu chi tiết nhất về chủ đề này nhé.

Điều kiện ghi nhận chi phí hợp lý được trừ khi tính thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp năm 2025

Chi phí hợp lý trong tính thuế thu nhập doanh nghiệp là gì?

Trong quá trình sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp sẽ phát sinh rất nhiều loại chi phí. Tuy nhiên, không phải khoản chi nào cũng được tính là chi phí hợp lý để được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Việc phân định rõ đâu là chi phí hợp lý được trừ sẽ giúp doanh nghiệp:

Giảm số thuế phải nộp.

Tránh rủi ro khi thanh tra, kiểm tra thuế.

Tối ưu dòng tiền và kế hoạch tài chính hàng năm.

Tránh các rủi ro về thuế như: Bị truy thu thuế thu nhập doanh nghiệp, phạt chậm nộp thuế thu nhập doanh nghiệp, phạt hành chính về thuế.

Căn cứ pháp lý ghi nhận chi phí được trừ theo quy định mới nhất hiện nay?

• Thông tư 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014.
• Thông tư 96/2015/TT-BTC ngày 22/6/2015 (sửa đổi bổ sung).
• Thông tư 119/2014/TT-BTC.
• Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2008 và các văn bản hướng dẫn thi hành.

Điều kiện để khoản chi được ghi nhận là chi phí hợp lý là gì?

Theo khoản 1 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC, một khoản chi được tính là chi phí được trừ nếu đáp ứng đồng thời 3 điều kiện sau:

Số 1 là: Phát sinh thực tế liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh

Số 2 là:

Khoản chi phải có mục đích phục vụ trực tiếp cho hoạt động tạo ra doanh thu, thu nhập; Có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định.

Số 3 là:

Thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn từ 20 triệu trở lên bao gồm thuế GTGT nhưng tính từ thời điểm từ ngày 1/7/2025 trở về trước; còn hiện nay thì các khoản chi phí đều phải thanh toán KHÔNG DÙNG TIỀN MẶT.

>>> Các bạn xem thêm: Từ 1/7/2025 bắt buộc phải chuyển khoản qua ngân hàng mới được khấu trừ thuế đầu vào?

Các khoản chi có tính chất phúc lợi có được trừ không?

Theo điểm 2.30 khoản 2 Điều 6 Thông tư 78/2014, các khoản chi có tính chất phúc lợi cho người lao động vẫn được tính vào chi phí hợp lý nếu:

Chi trực tiếp cho người lao động; Tổng mức chi không vượt quá 1 tháng lương bình quân thực tế trong năm tính thuế.

Các khoản được chấp nhận gồm:

Chi nghỉ mát, lễ tết, hiếu hỷ, khám sức khỏe; Hỗ trợ học tập, tai nạn, thiên tai; Chi thưởng con em học giỏi; Chi bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm tai nạn; Và các khoản phúc lợi khác.

Khoản chi tổ chức liên hoan cho người lao động có được tính vào chi phí được trừ?

👉 Có thể được tính vào chi phí hợp lý nếu khoản chi liên hoan có tính chất phúc lợi, tổ chức cho người lao động nhân dịp lễ, tổng kết cuối năm, v.v… và không vượt quá 1 tháng lương bình quân/năm.

Điều kiện kèm theo:

Có hóa đơn, chứng từ đầy đủ.

Có quyết định hoặc văn bản nội bộ nêu rõ lý do tổ chức.

Chi từ nguồn chi phí sản xuất kinh doanh trong năm.

Các khoản chi không được trừ phổ biến

Dưới đây là một số khoản không được tính vào chi phí hợp lý:

Khoản chi phí lãi vay khi nào không được tính là chi phí hợp lý?

Chi phí lãi vay khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp

Căn cứ, điều 4 thông tư 96/2015/TT-BTC, chi phí lãi vay khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp được quy định như sau:

Chi phí lãi vay vốn sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp không phải tổ chức tín dụng hoặc tổ chức kinh tế, vượt quá 150% lãi suất cơ bản do ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm vay sẽ không được tính vào chi phí được trừ.

Các doanh nghiệp trong quá trình hoạt động vẫn chưa góp đủ vốn điều lệ, chi phí lãi vay tương ứng với phần vốn điều lệ thiếu không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

Trường hợp doanh nghiệp đã góp đủ vốn điều lệ, nhưng sử dụng khoản vay để được đầu tư vào dự án khác thì phần chi phí lãi vay được tính vào chi phí khi xác định thu nhập chịu thuế.

Doanh nghiệp có phát sinh thêm khoản lãi vay cho phần vốn điều lệ thiếu, các chi phí lãi vay này cũng sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

Chi phí lãi vay hợp lý được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp

Chỉ những chi phí lãi vay còn lại không được liệt kê dưới đây nằm trong danh sách chi phí không đáp ứng điều kiện khấu trừ thuế TNDN. Căn cứ, Khoản 2 Điều 4 của Thông tư 96/2015/TT-BTC, các khoản chi phí lãi vay được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp bao gồm:

2.17. Phần chi phí trả lãi tiền vay vốn sản xuất kinh doanh của đối tượng không phải là tổ chức tín dụng hoặc tổ chức kinh tế vượt quá 150% mức lãi suất cơ bản do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm vay.

2.18. Chi trả lãi tiền vay tương ứng với phần vốn điều lệ đối với doanh nghiệp tư nhân là vốn đầu tư) đã đăng ký còn thiếu theo tiến độ góp vốn ghi trong điều lệ của doanh nghiệp kể cả trường hợp doanh nghiệp đã đi vào sản xuất kinh doanh. Chi trả lãi tiền vay trong quá trình đầu tư đã được ghi nhận vào giá trị của tài sản, giá trị công trình đầu tư.

Trường hợp doanh nghiệp đã góp đủ vốn điều lệ, trong quá trình kinh doanh có khoản chi trả lãi tiền vay để đầu tư vào doanh nghiệp khác thì khoản chi này được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

Chi trả lãi tiền vay tương ứng với vốn điều lệ còn thiếu theo tiến độ góp vốn ghi trong điều lệ của doanh nghiệp không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế được xác định như sau:

– Trường hợp số tiền vay nhỏ hơn hoặc bằng số vốn điều lệ còn thiếu thì toàn bộ lãi tiền vay là khoản chi không được trừ.

– Trường hợp số tiền vay lớn hơn số vốn điều lệ còn thiếu theo tiến độ góp vốn:

+ Nếu doanh nghiệp phát sinh nhiều khoản vay thì khoản chi trả lãi tiền vay không được trừ bằng tỷ lệ (%) giữa vốn điều lệ còn thiếu trên tổng số tiền vay nhân (x) tổng số lãi vay.

+ Nếu doanh nghiệp chỉ phát sinh một khoản vay thì khoản chi trả lãi tiền không được trừ bằng số vốn điều lệ còn thiếu nhân (x) lãi suất của khoản vay nhân (x) thời gian góp vốn điều lệ còn thiếu.

Cạnh đó, các khoản lãi vay của các doanh nghiệp có phát sinh giao dịch với bên liên kết, được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp tại khoản 3, Điều 16 Nghị định 132/2020/NĐ-CP. Cụ thể như sau:

Tổng chi phí lãi vay sau khi trừ lãi tiền gửi và lãi cho vay phát sinh trong kỳ của người nộp thuế được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp không vượt quá 30% của tổng lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh phát sinh trong kỳ.

Phần chi phí lãi vay không được trừ được chuyển sang kỳ tính thuế tiếp theo khi xác định tổng chi phí lãi vay được trừ trong trường hợp tổng chi phí lãi vay phát sinh được trừ của kỳ tính thuế tiếp theo thấp hơn.

>>> Xem chi tiết tại: Chi phí lãi vay ngân hàng có bị khống chế năm 2025 khi tính thuế TNDN. 

Lỗ chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại tại thời điểm lập BCTC có được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp không?

Theo đó, tại Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC được sửa đổi bởi Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế như sau:

“Điều 6. Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

b) Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

c) Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

….

2. Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm:

2.1. Khoản chi không đáp ứng đủ các điều kiện quy định tại Khoản 1 Điều này.

…

2.21. Lỗ chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ cuối kỳ tính thuế bao gồm chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư cuối năm là: tiền mặt, tiền gửi, tiền đang chuyển, các khoản nợ phải thu có gốc ngoại tệ (trừ lỗ chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại các khoản nợ phải trả có gốc ngoại tệ cuối kỳ tính thuế).”

>>> Kết luận lại: trường hợp công ty có phát sinh khoản lỗ chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư cuối năm đối với các khoản mục tiền mặt, tiền gửi, tiền đang chuyển, các khoản nợ phải thu có gốc ngoại tệ thì khoản chi phí này không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

>>> Xem chi tiết tại: Cách đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ khi lập BCTC 2025. 

Một số lưu ý kế toán và kiểm toán thường gặp

Các khoản chi phải có chứng từ kế toán đầy đủ: phiếu chi, bảng kê, phiếu xuất kho…

Nếu có thanh toán chuyển khoản, cần kèm ủy nhiệm chi, sao kê ngân hàng.

Hóa đơn đầu vào phải hợp pháp và hợp lý, tránh dùng hóa đơn “ảo”, hóa đơn không phục vụ SXKD.

Khi quyết toán thuế TNDN cuối năm, cần có bảng tổng hợp chi phí phúc lợi, tính đúng giới hạn 1 tháng lương.

Kết luận

Việc xác định chi phí hợp lý được trừ là bước quan trọng để đảm bảo doanh nghiệp:

Kê khai thuế đúng quy định

Giảm thiểu rủi ro bị truy thu hoặc phạt

Tối ưu chi phí hợp pháp

👉 Các điều kiện cần nhớ gồm:

Chi phí liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh

Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp

Thanh toán không dùng tiền mặt nếu hóa đơn ≥ 20 triệu

Các khoản phúc lợi không vượt quá 1 tháng lương bình quân

Câu hỏi thường gặp

1. Không có hóa đơn nhưng có chứng từ nội bộ thì khoản chi có được tính vào chi phí được trừ không?

👉 Không. Phải có hóa đơn hợp lệ mới được tính chi phí hợp lý (trừ một số trường hợp như tiền lương, bảo hiểm…).

2. Chi thưởng Tết cho nhân viên có được tính vào chi phí hợp lý?

👉 Có, nếu có quyết định, chi trả thực tế, nằm trong quy chế tài chính hoặc HĐLĐ và không vượt định mức 1 tháng lương phúc lợi.

3. Mua quà tặng khách hàng có được tính vào chi phí được trừ?

👉 Có thể, nếu phục vụ kinh doanh, có hóa đơn và thanh toán đúng quy định.

4. Chi phí thuê ngoài không có hợp đồng thì có hợp lệ không?

👉 Không. Phải có hợp đồng, hóa đơn và chứng từ thanh toán đầy đủ.

5. Có thể điều chỉnh chi phí bị loại trừ ở kỳ sau không?

👉 Có, nếu chứng minh được thanh toán hợp lệ bổ sung và trong thời hiệu quyết toán thuế.

Bạn cần tư vấn xác định các khoản chi hợp lý cho doanh nghiệp?

Hãy liên hệ ngay với dichvukiemtoanbctc.com – đơn vị kiểm toán và tư vấn thuế hàng đầu.

📞 Hotline hỗ trợ: 098 225 4812 – TRẦN THƯỜNG CÁC

📩 Email: thuongcactran@gmail.com

Tác giả: Trần Thường Các – Founder của thương hiệu Dichvukiemtoanbctc.com 15+ kinh nghiệm.