Tiền thuê văn phòng có được trừ khi tính thuế?

Tiền thuê văn phòng có được trừ khi tính thuế

Trên thực tế có nhiều trường hợp công ty thuê nhà của cá nhân là kho chứa hàng hóa công ty, hay làm văn phòng công ty, đối với những loại chi phí này thì công ty cần chuẩn bị những hồ sơ gì để chứng minh là chi phí hợp lý và hạch toán kế toán ra sao; Cùng các chuyên gia kiểm toán viên hành nghề CPA Việt Nam thương hiệu dichvukiemtoanbctc.com tìm hiểu chi tiết nhất nhé.

Điều kiện ghi nhận chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN là gì?

Theo quy định tại Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC sửa đổi bởi Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC có nêu: “Điều 6. Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

b) Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

c) Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.”

Theo đó, để được ghi nhận chi phí hợp lý trong trường hợp tính thuế thu nhập doanh nghiệp thông thường thì công ty cần đáp ứng điều kiện cơ bản nêu trên.

Công ty thuê nhà của cá nhân làm văn phòng có được trừ khi tính thuế? Quy định chi tiết ra sao?

Tình huống: Công ty bà Đặng Thanh Mai có thuê nhà của cá nhân làm văn phòng, số tiền thuê là 5 triệu đồng/tháng. Trên hợp đồng thuê thể hiện bên cho thuê chịu tất cả các loại thuế, phí. Theo bà được biết, hợp đồng thuê dưới 100 triệu đồng/năm thì được miễn kê khai và nộp thuế.

Bà Mai hỏi, trong trường hợp được miễn kê khai và nộp thuế thì cá nhân người cho thuê có phải đăng ký mã tài sản cho thuê không? Nếu cá nhân không đăng ký mã tài sản thuê thì chi phí thuê đó công ty bà có được hạch toán vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) không?

Bộ Tài chính trả lời vấn đề này như sau

Căn cứ Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC ngày 22/6/2015 của Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung tại Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 119/2014/TT-BTC và Điều 1 Thông tư số 151/2014/TT-BTC) quy định các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.

“Điều 6. Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm:

… 2.5. Chi tiền thuê tài sản của cá nhân không có đầy đủ hồ sơ, chứng từ dưới đây:

– Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân thì hồ sơ để xác định chi phí được trừ là hợp đồng thuê tài sản và chứng từ trả tiền thuê tài sản.

– Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân mà tại hợp đồng thuê tài sản có thỏa thuận doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân thì hồ sơ để xác định chi phí được trừ là hợp đồng thuê tài sản, chứng từ trả tiền thuê tài sản và chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân.

– Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân mà tại hợp đồng thuê tài sản có thỏa thuận tiền thuê tài sản chưa bao gồm thuế (thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân) và doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân thì doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ tổng số tiền thuê tài sản bao gồm cả phần thuế nộp thay cho cá nhân”.

Căn cứ quy định nêu trên, trường hợp công ty của bà thuê tài sản của cá nhân, trên hợp đồng thỏa thuận cá nhân cho thuê là người kê khai nộp thuế phát sinh thì hồ sơ để xác định chi phí được trừ là hợp đồng thuê tài sản và chứng từ trả tiền thuê tài sản theo hướng dẫn tại Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC ngày 22/6/2015 của Bộ Tài chính nêu trên.

Trong quá trình thực hiện chính sách thuế, trường hợp còn vướng mắc, đề nghị bà cung cấp hồ sơ cụ thể và liên hệ với cơ quan thuế quản lý trực tiếp công ty của bà để được hỗ trợ giải quyết.

Nguồn: https://baochinhphu.vn/tien-thue-van-phong-co-duoc-tru-khi-tinh-thue-102240109110546486.htm

Bộ hồ sơ khi công ty thuê nhà làm văn phòng mà kế toán cần có?

Để ghi nhận chi phí thuê nhà cá nhân làm văn phòng là hợp lý, các bạn kế toán doanh nghiệp cần lưu đầy đủ các hồ sơ sau:

Hợp đồng thuê nhà có công chứng.
Chứng từ thanh toán tiền thuê nhà.
Chứng từ nộp thuế phát sinh từ tiền cho thuê tài sản cá nhân (Nếu có phát sinh).

Hướng dẫn chi tiết: Cách hạch toán chi phí thuê nhà khi thanh toán trước

Dựa vào chứng từ thanh toán, hợp đồng thuê nhà …Kế toán tổng hợp doanh nghiệp tiến hành ghi sổ:

Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán.

Có TK 111, TK 112.

Hạch toán tiền đặt cọc nhà cá nhân làm văn phòng công ty, kho công ty

Khi đặt cọc tiền:

Nợ TK 244 (Nếu theo thông tư 200)

Nợ TK 1386 (Nếu theo thông tư 133)

Có TK 111, 112

Khi nhận lại tiền cọc:

Nợ TK 111,112

Có TK 244 (Nếu theo thông tư 200)

Có TK 1386 (Nếu theo thông tư 133)

Nếu DN phải đặt cọc tiền trong quá trình thuê văn phòng vi phạm hợp đồng và bị bên nhận tiền cọc phạt, dich vu ke toan thue cong ty hạch toán như sau:

Nợ TK 811

Có TK 244 (Nếu theo thông tư 200)

Có TK 1386 (Nếu theo thông tư 133)

Nếu DN phải đặt cọc tiền sử dụng tiền cọc để thanh toán:

Nợ TK 331

Có TK 244 (Nếu theo thông tư 200)

Có TK 1386 (Nếu theo thông tư 133)

Hạch toán chi phí thuê nhà nếu trả tiền thuê hàng tháng

Nợ TK 154, 627, 641, 642 (Tùy vào mục đích thuê nhà làm gì, phục vụ bộ phận nào thì đưa vào TK chi phí đó).

Nợ TK 133 (nếu có).

Có TK 331, TK 111, TK 112.

Hạch toán chi phí thuê nhà nếu trả tiền sau

Hàng tháng kế toán công ty hạch toán:

Nợ TK 154, 627, 641, 642 (Tùy vào mục đích thuê nhà làm gì, phục vụ bộ phận nào thì vào chi phí đó)

Có TK 335 – Chi phí phải trả (Phát sinh chi phí nhưng thực tế chưa chi trả)

Khi thanh toán (hoặc khi nhận hóa đơn), kế toán công ty hạch toán

Nợ TK 335 – Chi phí phải trả

Nợ TK 133 (nếu có)

Có TK 331, TK 111, TK 112, (Nếu là khi thanh toán)

Đối với chi phí thuê nhà nếu trả tiền thuê trước nhiều kỳ, kế toán doanhnghiệp hạch toán

Với trường hợp này, tiền thuê nhà trả trước nhiều kỳ sẽ được kế toán hạch toán vào tài khoản 242 – chi phí trả trước. Định kỳ kế toán phân bổ vào các TK chi phí tương ứng

Nợ TK 242 – Chi phí trả trước (Tổng số tiền).

Nợ TK 133 – Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ (Nếu có hóa đơn GTGT)

Có TK 331, TK 111, TK 112

– Định kỳ phân bổ khoản chi phí trả trước đó:

Nợ TK 154, 627, 641, 642 (Tùy vào mục đích thuê nhà làm gì, phục vụ bộ phận nào thì vào chi phí đó)

Có TK 242 – Chi phí trả trước.

Kết luận

Tiền thuê nhà của cá nhân để làm văn phòng, kho hàng hay trụ sở công ty hoàn toàn có thể được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), miễn là doanh nghiệp có đầy đủ hồ sơ, chứng từ theo quy định.

Để được khấu trừ thuế, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ: hợp đồng thuê, chứng từ thanh toán, và chứng từ nộp thuế (nếu bên thuê nộp thay hoặc có nghĩa vụ nộp). Trường hợp miễn thuế (như thuê dưới 100 triệu đồng/năm) vẫn cần đảm bảo hợp đồng rõ ràng và thanh toán minh bạch.

📌 Lời khuyên từ chuyên gia kiểm toán viên thương hiệu dichvukiemtoanbctc.com 15+ năm kinh nghiệm: Kế toán cần lưu trữ đầy đủ hồ sơ và thực hiện đúng theo các hướng dẫn tại Thông tư 96/2015/TT-BTC, tránh bị loại chi phí khi quyết toán thuế. Nếu cần hỗ trợ soạn hồ sơ thuê nhà hoặc tư vấn thuế, hãy liên hệ qua hotline 098 225 4812 – gặp Tran Thuong Cac.

>>> Liên hệ tư vấn dịch vụ kiểm toán và soát xét chi phí.

Những câu hỏi thường gặp

Thuê nhà dưới 100 triệu/năm có cần nộp thuế không?

TRẢ LỜI: Không. Theo quy định, nếu tổng tiền thuê dưới 100 triệu đồng/năm, cá nhân cho thuê không phải nộp thuế TNCN và thuế GTGT.

Công ty thuê nhà dưới 100 triệu/năm có được tính vào chi phí hợp lý không?

TRẢ LỜI: Có. Miễn là có hợp đồng thuê rõ ràng và chứng từ thanh toán hợp lệ, thì vẫn được tính là chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế.

Nếu cá nhân cho thuê không đăng ký mã số thuế, công ty có được trừ chi phí không?

TRẢ LỜI: Được, nếu hợp đồng thuê rõ ràng và chứng từ thanh toán đầy đủ. Không yêu cầu bắt buộc cá nhân phải có mã số thuế nếu không phát sinh nghĩa vụ kê khai.