Hướng dẫn chi tiết cách kiểm toán phần hành phải thu người bán

Phần hành phải thu khách hàng (Tài khoản 131) là một trong những phần hành quan trọng mà thường trưởng nhóm kiểm toán sẽ giao cho các bạn tương đối nắm rõ và đã có kinh nghiệm để kiểm toán phần hành này, vậy thì những hồ sơ gì các bạn cần thu thập khi kiểm toán, các bước kiểm toán ra sao? Cùng các kiểm toán viên hành nghề nhiều năm kinh nghiệm tìm hiểu chi tiết nhất.

Cần thu thập những tài liệu gì khi kiểm toán phần hành phải thu khách hàng?

Sổ nhật ký chung.
Sổ cái tài khoản 131 theo từng đối tượng khách hàng.
Sổ chi tiết tài khoản 131.
Bảng cân đối số phát sinh, báo cáo tài chính bao gồm thuyết minh báo cáo tài chính.
Các hồ sơ đối chiếu công nợ giữa doanh nghiệp và các khách hàng trong năm tài chính.
Các chứng từ thu tiền như: phiếu thu tiền bán hàng hóa dịch vụ, giấy báo có.
Chi tiết các khoản phải thu của khách hàng, phải thu nội bộ và các khoản ứng trước từ khách hàng, bao gồm số dư nguyên tệ và giá trị chuyển đổi sang đồng Việt Nam (nếu có).
Liệt kê chi tiết tuổi nợ của các khoản phải thu và bảng chỉnh hợp khớp đúng với sổ cái (nếu có sự khác biệt).
Bảng lập dự phòng phải thu khó đòi và danh sách các khoản nợ khó đòi trong kỳ đã được xóa nợ.
Chính sách tín dụng cập nhật trong năm (nếu có).
Những chứng từ nhận tiền sau niên độ tính đến thời điểm kiểm toán của những khoản phải thu này.

Tổng quan các thủ tục kiểm toán

Thủ tục đánh giá rủi ro

Đây là chuẩn mực kiểm toán yêu cầu kiểm toán viên cần phải thu thập hiểu biết về đơn vị được kiểm toán và môi trường hoạt động, bao gồm cả phần kiểm soát nội bộ, để từ đó có thể đánh giá rủi ro sai phạm trọng yếu trên các báo cáo tài chính của khách hàng.

Thủ tục kiểm tra hoạt động kiểm soát

Đây là hiểu biết của kiểm toán viên về việc kiểm soát nội bộ được sử dụng nhằm để đánh giá rủi ro kiểm soát cho mỗi nghiệp vụ – Mục tiêu kiểm toán liên quan.

Thủ tục kiểm toán cơ bản

– Thủ tục này có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong thu thập bằng chứng kiểm toán thích hợp và đầy đủ.

– Có 03 thủ tục kiểm toán cơ bản bao gồm: Thủ tục kiểm tra chi tiết nghiệp vụ; Thủ tục phân tích; Thủ tục kiểm tra chi tiết số dư. Cụ thể:

Thủ tục kiểm tra chi tiết nghiệp vụ: được sử dụng để xác định liệu các mục tiêu kiểm toán các nghiệp vụ liên quan có bị vi phạm hay không tương ứng với mỗi nghiệp vụ.
Thủ tục phân tích: có liên quan tới sự so sánh giữa số tiền đã ghi nhận với dự tính /kế hoạch hay số liệu kỳ vọng nói chung do kiểm toán viên đưa ra.
Thủ tục kiểm tra chi tiết số dư: là một thủ tục giúp kiểm toán viên thu thập được bằng chứng kiểm toán có độ tin cậy cao.

Các rủi ro và sai sót thường gặp đối với kiểm toán nợ phải thu khách hàng?

Chưa có chính sách tín dụng cụ thể, hoặc không được cập nhật.
Cùng một khách hàng nhưng theo dõi theo nhiều đối tượng.
Không theo dõi tuổi nợ chính xác.
Không tiến hành đối chiếu cuối kỳ cho các khoản phải thu lớn, hoặc sai lệch không được xác định.
Ghi nhận doanh thu và khoản phải thu không đúng kỳ kế toán.
Ghi nhận các khoản phải thu ảo; Việc tạo các khách hàng mới trong hệ thống không được xét duyệt đầy đủ; Các khoản phải thu không rõ đối tượng.
Không theo dõi chính xác các khoản nợ phải thu ngắn và dài hạn.
Chưa trích lập đầy đủ dự phòng các khoản phải thu bị quá hạn hoặc không có kha năng thu hồi.
Chưa tiến hành đánh giá lại các khoản phải thu gốc ngoại tệ cuối kỳ.

Các thủ tục đối với kiểm toán nợ phải thu khách hàng?

Kiểm toán viên sẽ yêu cầu đơn vị được kiểm toán cung cấp cho mình bảng tổng hợp công nợ (và bảng phân loại tuổi nợ nếu đơn vị có).
Đối chiếu số dư trên bảng tổng hợp công nợ với sổ cái, sổ chi tiết và trên BCĐKT, kiểm tra việc chuyển số dư năm trước sang năm nay để thu thập bằng chứng cho cơ sở dẫn liệu chính xác.
Từ bảng tổng hợp công nợ kiểm toán viên sẽ tiến hành phân nhóm khách hàng để có những thủ tục kiểm toán phù hợp. Thông thường có những nhóm được phân loại như sau:
Nhóm không có số phát sinh (có nghĩa là số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ bằng nhau). Thông thường nhóm này sẽ có một số rủi ro như là tại sao lại không thu được nợ, có lập dự phòng hợp lý hay không…
Nhóm có số dư lớn: tùy vào mức trọng yếu mà kiểm toán viên sẽ phân loại những nhóm khách hàng có số dư vào nhóm này.
Đối với hai nhóm này, thông thường thì số lượng ít và nếu có xảy ra sai sót thì thông thường là sai sót ảnh hưởng trọng yếu đến toàn bộ khoản mục hoặc là toàn bộ BCTC nên kiểm toán viên sẽ tiến hành gửi thư xác nhận công nợ 100% để kiểm tra tính hiện hữu, quyền, nghĩa vụ cũng như tính chính xác của số dư. Trường hợp không nhận được thư xác nhận, buộc kiểm toán viên phải thực hiện thủ tục thay thế để thu thập bằng chứng kiểm toán. Nếu không nhận được thư xác nhận và không thể thực hiện được thủ tục thay thế nào khác, thì tùy vào mức độ ảnh hưởng mà kiểm toán viên sẽ hình thành ý kiến trên báo cáo kiểm toán dạng ngoại trừ hay từ chối đưa ra ý kiến.
Nhóm còn lại : đối với nhóm này có đặc điểm là đối với từng số dư thường nếu sai sót thì không có ảnh hưởng trọng yếu, nhưng nếu có sai sót nhiều khoản số dư cùng lúc thì sẽ gây ảnh hưởng trọng yếu trên BCTC, chính vì vậy với xét đoán nghề nghiệp và năng lực cá nhân của mình cùng với mức trọng yếu đã được thiết lập kiểm toán viên sẽ tiến hành tính toán cỡ mẫu, chọn mẫu gửi thư xác nhận sao cho đảm bảo không có sai sót trọng yếu, hạn chế tối thiểu rủi ro phát hiện và phù hợp với thời gian cũng như chi phí.
Trong trường hợp không nhận được thư xác nhận, kiểm toán viên sẽ sử dụng các thủ tục thay thế như: kiểm tra các sự kiện sau ngày kết thúc niên độ, kiểm tra các hợp đồng giao dịch, kiểm tra các hóa đơn trong tháng 12 và tháng 1 trước và sau ngày khóa sổ lập BCTC. Bằng việc sử dụng các thủ tục thay thế này, kiểm toán viên cũng có thể xem xét sự phân chia niên độ (kỹ thuật kiểm cut-off), để thông qua đó tìm hiểu xem là đơn vị đã ghi nhận các khoản công nợ có đầy đủ với doanh thu hay không.
Dựa vào bảng tổng hợp công nợ hoặc bảng phân loại tuổi nợ nếu có thì kiểm toán viên sẽ xem xét việc phân loại nợ ngắn hạn, dài hạn có hợp lý hay không.
Đối với các khoản công nợ có gốc ngoại tệ: kiểm toán viên cũng cần phải xem xét việc đánh giá lại tỷ giá vào cuối kỳ có phù hợp với giá hiện hành và qui định hay không.
Trong trường hợp khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi: kiểm toán viên sẽ xem xét chi tiết việc trích lập cho ai, xem tuổi nợ rồi tự mình tính toán lại cái khoản dự phòng để xem có phù hợp với qui định trích lập nợ phải thu khó đòi tại thông tư 228 hay không, cùng với việc đối chiếu với bảng số liệu của khách hàng để kiểm tra lại số liệu cụ thể cho từng đối tượng.
Sau khi thực hiện kiểm tra chi tiết số dư, hay chi tiết nghiệp vụ, kiểm toán viên sẽ tiến hành tổng hợp các sai sót, nếu là sai sót trọng yếu thì phải yêu cầu đơn vị tiến hành sửa chữa. Đối với những sai sót còn lại, kiểm toán viên có thể yêu cầu đơn vị chỉnh sửa hoặc có thể không nhưng phải đảm bảo tổng hợp toàn bộ các sai sót không lớn hơn mức trọng yếu và không gây ảnh hưởng đến tính thích hợp đối với các thông tin được trình bày trên BCTC.
Ngoài việc kiểm tra chi tiết số dư hay nghiệp vụ đối với các khoản công nợ, kiểm toán viên cũng cần xem xét các khoản công nợ này có khoản nào là khoản giao dịch với các bên liên quan hay không, để tiến hành thu thập các bằng chứng kiểm toán đối với việc ghi nhận công nợ đối với các bên liên quan này. Thông thường những giao dịch với các bên liên quan là những giao dịch ít khi xét đến yếu tố giá cả, rủi ro là doanh nghiệp dùng những giao dịch này để thay đổi các khoản công nợ, từ đó có thể ảnh hưởng đến lợi nhuận, là những thủ thuật để làm đẹp BCTC.

Kết luận và khuyến nghị của các chuyên gia kiểm toán công ty

Phần hành phải thu khách hàng (Tài khoản 131) là một trong những phần hành có ảnh hưởng trọng yếu đến báo cáo tài chính, không chỉ về mặt số lượng giao dịch mà còn về rủi ro tiềm ẩn trong việc ghi nhận doanh thu, công nợ, cũng như chất lượng tài sản phải thu.

Qua nội dung hướng dẫn ở trên, có thể thấy rằng kiểm toán phần hành này đòi hỏi kiểm toán viên không chỉ nắm vững kỹ thuật kiểm tra số dư, chi tiết nghiệp vụ, phân tích tuổi nợ, mà còn cần sử dụng xét đoán nghề nghiệp linh hoạt để đưa ra các kết luận phù hợp với từng doanh nghiệp cụ thể.

>>> Xem thêm: dich vu kiem toan doanh nghiep hang nam.

Một số khuyến nghị thực tiễn dành cho kiểm toán viên:

Tăng cường kỹ năng đọc – hiểu sổ sách kế toán và hệ thống phần mềm kế toán doanh nghiệp sử dụng, nhất là với các phần mềm phổ biến như Misa, Fast, Bravo…

Chủ động phối hợp với phòng kế toán khách hàng để đối chiếu công nợ trước ngày kiểm toán, nhằm tiết kiệm thời gian và dễ phát hiện sai lệch sớm.

Linh hoạt trong việc áp dụng thủ tục thay thế khi không nhận được thư xác nhận, nhất là với các khoản phải thu nội địa thường khó xác nhận do khách hàng không phản hồi.

Luôn kiểm tra yếu tố bên liên quan, đặc biệt ở các doanh nghiệp gia đình hoặc có công ty “sân sau”, nhằm phát hiện các thủ thuật làm đẹp báo cáo tài chính.

Không bỏ qua đánh giá chính sách tín dụng và công tác thu hồi nợ – vì đây là cơ sở để đánh giá khả năng thanh toán và rủi ro thanh khoản của doanh nghiệp.

Thường xuyên cập nhật thông tư hướng dẫn liên quan, đặc biệt là Thông tư 200, Thông tư 133 và các văn bản thuế mới nhất.

>>> Xem thêm phí kiểm toán bctc: https://dichvukiemtoanbctc.com/bao-gia-dich-vu-kiem-toan-doc-lap.html

Câu hỏi thường gặp về kiểm toán phần hành phải thu khách hàng

Kiểm toán phần hành phải thu khách hàng cần thu thập những tài liệu gì?

👉 Kiểm toán viên cần thu thập: sổ cái TK 131, sổ chi tiết công nợ, bảng cân đối số phát sinh, thuyết minh BCTC, bảng đối chiếu công nợ với khách hàng, phiếu thu, giấy báo có, bảng phân loại tuổi nợ, chính sách tín dụng và chứng từ thu tiền sau niên độ.

Kiểm toán viên thường sử dụng những thủ tục nào khi kiểm tra khoản phải thu khách hàng?

👉 Gồm 3 nhóm chính: thủ tục đánh giá rủi ro, kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ, và thủ tục kiểm toán cơ bản (kiểm tra chi tiết nghiệp vụ, phân tích, xác nhận số dư).

Những rủi ro phổ biến nào cần lưu ý khi kiểm toán phải thu khách hàng?

👉 Một số rủi ro phổ biến bao gồm: không có chính sách tín dụng rõ ràng, tuổi nợ không được theo dõi, ghi nhận sai kỳ kế toán, không trích lập dự phòng nợ xấu, hoặc có khoản phải thu không rõ đối tượng.

Không nhận được thư xác nhận công nợ thì kiểm toán viên xử lý thế nào?

👉 Kiểm toán viên sẽ thực hiện thủ tục thay thế như: kiểm tra thanh toán sau ngày khóa sổ, hóa đơn – hợp đồng liên quan, hoặc kiểm cut-off để đánh giá tính hiện hữu và tính đúng kỳ của khoản phải thu.

Làm sao để xác định khoản phải thu nào cần trích lập dự phòng khó đòi?

👉 Cần xem xét tuổi nợ, đối tượng khách hàng, khả năng thu hồi thực tế, lịch sử giao dịch và căn cứ theo hướng dẫn tại Thông tư 228/2009/TT-BTC, sau đó kiểm toán viên tính toán lại mức trích lập dự phòng để kiểm tra tính hợp lý.