Công tác phí và cách hạch toán kế toán
Công tác phí và cách hạch toán kế toán
Công tác phí là gì? Điều kiện để được ghi nhận là chi phí hợp lý?
- Doanh nghiệp thường cử nhân viên đi công tác, khoản chi phí này gọi công tác phí. Vậy công tác phí của nhân viên có được trừ khi thuế TNDN?
- Hãy cùng Kiểm toán DICHVUKIEMTOANBCTC.COM tìm hiểu các thông tin sau để rõ hơn về các quy định liên quan đến việc trừ chi phí công tác trong thuế TNDN, bao gồm các điều kiện cần thiết và mức chi phí được chấp nhận. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp quản lý tốt hơn các khoản chi phí và đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật.
>>> Xem thêm: https://dichvukiemtoanbctc.com/tong-hop-cac-but-toan-ke-toan-trong-cong-ty-thuong-mai.html
Công tác phí là gì?
Căn cứ vào khoản 1 Điều 3 Thông tư 40/2017/TT-BTC quy định về công tác phí như sau:
“Công tác phí là khoản chi phí để trả cho người đi công tác trong nước, bao gồm: Chi phí đi lại, phụ cấp lưu trú, tiền thuê phòng nghỉ nơi đến công tác, cước hành lý và tài liệu mang theo để làm việc (nếu có).”
Vậy công tác phí là được hiểu các khoản chi phí trả cho người nhân viên đi công tác trong nước bao gồm các chi phí sau: chi phí đi lại, phụ cấp lưu trú, tiền thuê phòng nghỉ nơi đến công tác, cước hành lý và tài liệu mang theo để làm việc.
>>> Xem thêm: Cách hạch toán hàng bán thẳng không qua kho.
Quy định về chi phí phụ cấp cho nhân viên đi công tác như sau:
Quy định về chi phí phụ cấp cho nhân viên đi công tác như sau
Dựa vào khoản 2 của Điều 6 Thông tư số 96/2015/TT-BTC có nội dung sau:
“2.9. Chi phụ cấp tàu xe đi nghỉ phép không đúng theo quy định của Bộ luật Lao động.
Chi phụ cấp cho người lao động đi công tác, chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp doanh nghiệp có khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì được tính vào chi phí được trừ khoản chi khoán tiền đi lại, tiền ở, tiền phụ cấp.
Trường hợp doanh nghiệp cử người lao động đi công tác (bao gồm công tác trong nước và công tác nước ngoài) nếu có phát sinh chi phí từ 20 triệu đồng trở lên, chi phí mua vé máy bay mà các khoản chi phí này được thanh toán bằng thẻ ngân hàng của cá nhân thì đủ điều kiện là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt và tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
– Có hóa đơn, chứng từ phù hợp do người cung cấp hàng hóa, dịch vụ giao xuất.
– Doanh nghiệp có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác.
– Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép người lao động được phép thanh toán khoản công tác phí, mua vé máy bay bằng thẻ ngân hàng do cá nhân là chủ thẻ và khoản chi này sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.
Trường hợp doanh nghiệp có mua vé máy bay qua website thương mại điện tử cho người lao động đi công tác để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển. Trường hợp doanh nghiệp không thu hồi được thẻ lên máy bay của người lao động thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.”
Vậy dựa vào quy định trên, công tác phí được trừ khi tính thuế TNDN nhưng phải thực hiện đầy đủ các hồ sơ chứng từ theo quy định.
Vậy bộ chứng từ kèm theo là gì để công tác phí được ghi nhận là chi phí hợp lý?
Chi phí đi máy bay, chi phí lưu trú chi phí đi lại hợp lệ phải có các chứg từ sau:
- Quyết định cử nhân viên đi công tác của doanh nghiệp: Nội dung phải nêu rõ địa điểm, thời gian, phương tiện và nội dung công việc.
- Giấy đi đường: có xác định ngày đến công tác và ngày về hoặc xác nhận của nhà khách nơi lưu trú.
- Hoá đơn chứng từ như hoá đơn mua vé máy bay, hoá đơn thuê phòng,…
- Quy chế tài chính của công ty: trường hợp công ty khoán nhân viên thanh toán các khoản chi phí thì trong quy chế phải thể hiện rõ điều khoản nhân viên được phép thanh toán các khoản công tác phí và khoản này được công ty thanh toán lại sau.
- Chứng từ thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng.
- Chưa có quy định rõ về định mức công tác phí, nếu doanh nghiệp khoán chi thì dựa vào Quy chế công ty nếu mức chi cao hơn trong quy chế thì phần cao hơn sẽ bị loại.
Trường hợp doanh nghiệp khoán cho nhân viên đi mua vé trực tuyến
- Có hoá đơn theo quy định.
- Vé máy bay thẻ lên máy bay.
- Chứng từ thanh toán bằng ngân hàng của nhân viên cho bên đại lý.
- Văn bản quyết định cử nhân viên đi công tác.
- Giấy báo cáo kết quả sau công tác.
- Quy chế tài chính có điều khoản nhân viên được phép thanh toán khoản phí công tác bằng thẻ ngân hàng và khoản này doanh nghiệp sẽ chi lại cho nhân viên.
Các câu hỏi liên quan:
Chi phí vé máy bay đi công tác của giám đốc công ty TNHH 1 TV có được trừ khi tính thuế TNDN?
Căn cứ vào quy định hiện hành, giám đốc công ty TNHH 1 TV đồng thời là chủ sở hữu công ty thì chi phí này không được trừ khi tính thuế TNDN và không được khấu trừ thuế GTGT.
Quy trình thực hiện cử nhân viên đi công tác như thế nào?
- Đề xuất văn bản quyết định cử nhân viên đi công tác.
- Người quản lý liên quan xem xét và duyệt quyết định công tác.
- Nhân viên được cử đi công tác thực hiện theo đúng văn bản được duyệt như địa điểm lưu trú, phương tiện đi lại, ngày đi và ngày về.
- Nhân viên đưuọc cử đi công tác thực hiện báo cáo công tác gửi cho bộ phận quản lý liên quan để báo cáo công việc.
- Công ty thu lại hoá đơn, chứng từ đi công tác của nhân viên và thanh toán phí lại cho nhân viên theo quy chế công ty.
Cách hạch toán công tác phí cho doanh nghiệp
Cách hạch toán công tác phí cho doanh nghiệp
Chi phí vé máy bay, vé tàu, xe ô tô, taxi, chi phí xăng dầu, phí cầu đường, phí lưu trú, phí tiếp khách:
Nợ TK 642, 641, 627..:………
Có TK 112: thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng .
*Lưu ý: Doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ bộ chứng từ kèm theo thì chi phí mới đưuọc trừ khi tính thuế TNDN.
Khi tạm ứng cho nhân viên đi công tác:
Nợ TK 141: Tạm ứng.
Có TK 112: Tạm ứng.
Khi nhân viên thanh toán lại các khoản đã chi:
Nợ TK 642, 641, 627.
Có TK 141: số tiền đã tạm ứng.
DỊCH VỤ KẾ TOÁN – TƯ VẤN THUẾ – DỊCH VỤ CHUYỂN GIÁ – DỊCH VỤ THÀNH LẬP CÔNG TY TRỌN GÓI UY TÍN – SOÁT XÉT BCTC – DỊCH VỤ KIỂM TOÁN ĐỘC LẬP
Hotline: 098 225 4812.
WEB: https://dichvukiemtoanbctc.com/
HÃY GỌI NGAY KIỂM TOÁN ĐỘC LẬP
CHÚNG TÔI LUÔN SẴN SÀNG ĐỂ HỖ TRỢ DOANH NGHIỆP!
