Công ty thuê xe ô tô của cá nhân thì cần có bộ hồ sơ gì để đưa vào chi phí hợp lý mới nhất hiện nay?
Khi công ty bạn thuê xe ô tô của cá nhân thì cần có những bộ hồ sơ gì để được đưa vào chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp mới nhất kể từ năm 2026? Cùng dịch vụ kiểm toán chuẩn IFRS tìm hiểu chi tiết nhất trong nội dung này các bạn nhé.
Công ty thuê xe ô tô của cá nhân thì cần có bộ hồ sơ gì để đưa vào chi phí hợp lý mới nhất hiện nay?
Cơ sở pháp lý mới nhất hiện nay
- Nghị định 141/2026/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 68/2026/NĐ-CP.
- Thông tư 18/2026/TT-BTC của Bộ Tài chính.
Thuê xe của cá nhân thì công ty cần có những bộ hồ sơ gì?
Hồ sơ để chi phí thuê xe của cá nhân được đưa vào chi phí hợp lý được trừ khi tính thuế TNDN gồm có những giấy tờ sau:
– Hợp đồng thuê xe giữa cá nhân và công ty đi thuê xe.
– Căn cước công dân của chủ xe ô tô.
– Chứng từ trả tiền thuê xe của cá nhân; Các bạn cần lưu ý chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với tiền thuê xe từ 05 triệu trở lên.
– Chứng từ kê khai thuế và nộp tiền thuế (nếu có) từ việc cho thuê xe ô tô.
Cập nhật mới nhất về ngưỡng chịu thuế của cá nhân cho thuê tài sản?
Căn cứ theo Nghị định 141/2026/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 68/2026/NĐ-CP thì ngưỡng doanh thu miễn thuế của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh chính thức nâng từ 500 triệu đồng/năm lên 1 tỷ đồng/năm và áp dụng từ ngày 01/01/2026.
Thay đổi ngưỡng nộp thuế này thì hộ, cá nhân cho thuê bất động sản, cho thuê xe ô tô, hau cá nhân cho thuê tài sản nói chung… có mức doanh thu năm từ 1 tỷ đồng trở xuống không phải nộp thuế TNCN, thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT, cụ thể:
Chi tiết về thuế GTGT
Căn cứ tại Điều 3 Nghị định 68/2026/NĐ-CP được sửa đổi bởi Điều 1 Nghị định 141/2026/NĐ-CP quy định về thuế GTGT khi thay đổi ngưỡng nộp thuế như sau:
Thuế giá trị gia tăng
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có hoạt động sản xuất, kinh doanh có mức doanh thu năm từ 01 tỷ đồng trở xuống thuộc đối tượng không chịu thuế giá trị gia tăng.
… Theo đó, công thức tính thuế GTGT 2026 đối với cá nhân cho thuê bất động sản có mức doanh thu năm trên 1 tỷ đồng, cụ thể như sau:
Thuế GTGT = Doanh thu năm × 5%
Trong đó:
– Doanh thu nêu trên là doanh thu đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có hoạt động sản xuất, kinh doanh có mức doanh thu năm trên 1 tỷ đồng.
– Tỷ lệ thuế GTGT cho thuê nhà đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh được quy định tại STT 2 Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư 69/2025/TT-BTC là 5%.
Đối với thuế Thu nhập cá nhân
Tại Điều 7 Luật thuế thu nhập cá nhân năm 2025 quy định về thuế thu nhập cá nhân đối với thu nhập từ kinh doanh như sau:
Thuế thu nhập cá nhân đối với thu nhập từ kinh doanh
… 4. Cá nhân cho thuê bất động sản, trừ hoạt động kinh doanh lưu trú, nộp thuế thu nhập cá nhân được xác định bằng phần doanh thu vượt trên mức quy định tại khoản 1 Điều này nhân (x) với thuế suất 5%.
… Theo đó, hộ, cá nhân cho thuê bất động sản có mức doanh thu năm trên 1 tỷ đồng thì thực hiện nộp thuế thu nhập cá nhân theo công thức sau:
Số thuế TNCN phải nộp = (doanh thu năm – 1 tỷ đồng) x 5%.
>>> Xem thêm: Mua hàng của cá nhân không có hóa đơn thì cần hồ sơ gì từ năm 2026 mới nhất.
Cùng với đó các bạn tham khảo thêm về trường hợp cá nhân cho công ty thuê tài sản
Tại Hội nghị trực tuyến Hỗ trợ Quyết toán thuế TNCN năm 2025 Cục thuế Hướng dẫn doanh nghiệp thuê xe ô tô của cá nhân nộp thuế thay cho cá nhân cho thuê.
Tại Hội nghị trực tuyến Hỗ trợ Quyết toán thuế TNCN năm 2025, Cục thuế nhận được câu hỏi: ‘Công ty chúng tôi có thuê xe ô tô của cá nhân, thỏa thuận là công ty tôi khai và nộp thuế thay cá nhân cho thuê. Nhưng theo nghị định 68/2026 tôi không thấy phần quy định và mẫu biểu về việc khai thay cá nhân cho thuê tài sản mà chỉ thấy khai thay cho thuê bất động sản. Xin cơ quan thuế hướng dẫn’
Cục Thuế đã trả lời như sau:
Theo quy định tại Nghị định 68/2026/NĐ-CP của Chính phủ và Thông tư 18/2026/TT-BTC của Bộ Tài chính, trường hợp cá nhân có hoạt động cho tổ chức, công ty thuê tài sản (không phải bất động sản) thì tổ chức, công ty bên thuê không có trách nhiệm kê khai, nộp thay thuế TNCN, thuế GTGT đối với hoạt động cho thuê tài sản của cá nhân. Trường hợp cá nhân và tổ chức, công ty có thỏa thuận về việc ủy quyền kê khai, nộp thay thuế đối với hoạt động cho thuê tài sản của cá nhân theo quy định pháp luật dân sự thì tổ chức, công ty thực hiện kê khai thay, nộp thay theo ủy quyền.
Nguyên tắc khai thuế tính thuế đối với cá nhân kinh doanh
Tại Điều 8 Nghị định 68/2026/NĐ-CP nguyên tắc khai thuế, tính thuế đối với cá nhân kinh doanh
(1) Khai thuế, tính thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân
(i) Trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh tự xác định có mức doanh thu năm từ hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ từ 500 triệu đồng trở xuống thì hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thông báo doanh thu thực tế phát sinh trong năm với cơ quan thuế chậm nhất là ngày 31 tháng 01 của năm dương lịch tiếp theo.
Trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh phát sinh doanh thu thực tế trên 500 triệu đồng trong năm thì thực hiện khai thuế, nộp thuế kể từ quý phát sinh doanh thu trên 500 triệu đồng. Số thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân phải nộp xác định theo quy định tại Điều 3, Điều 4 Nghị định này;
(ii) Trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh tự xác định có mức doanh thu năm từ hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ trên 500 triệu đồng bao gồm cả doanh thu đã được tổ chức, cá nhân khấu trừ, khai thay, nộp thay thì tính thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân theo quy định tại Điều 3, Điều 4. Việc kê khai, nộp thuế thực hiện theo quy định tại Điều 10 Nghị định này.
Trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế, Hệ thống thông tin quản lý thuế tự động tạo lập tờ khai thuế để hỗ trợ hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh trong việc khai thuế, tính thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân trên cơ sở dữ liệu hóa đơn điện tử, cơ sở dữ liệu quản lý thuế và các nguồn cơ sở dữ liệu khác mà cơ quan thuế có được từ cơ quan nhà nước khác, tổ chức, cá nhân cung cấp. Việc hỗ trợ của cơ quan thuế không thay thế trách nhiệm khai thuế và xác định số thuế phải nộp của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính trung thực, chính xác của hồ sơ khai thuế.
(2) Khai thuế, tính thuế đối với các loại thuế khác
Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh tự xác định số thuế phải nộp theo quy định của pháp luật về thuế và thực hiện khai thuế, nộp thuế cùng với kỳ khai thuế giá trị gia tăng hoặc cùng thời hạn thông báo doanh thu thực tế phát sinh.
(3) Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế, nộp thuế
(i) Trường hợp khai thuế theo quý thì thời hạn nộp hồ sơ khai thuế chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của quý tiếp theo;
(ii) Trường hợp khai thuế theo tháng thì thời hạn nộp hồ sơ khai thuế chậm nhất là ngày thứ 20 của tháng tiếp theo tháng phát sinh nghĩa vụ thuế trừ trường hợp khai thuế theo quy định tại khoản 1 Điều 18 Nghị định này;
(iii) Trường hợp khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân theo năm thì thời hạn nộp hồ sơ khai thuế chậm nhất là ngày 31 tháng 3 của năm dương lịch tiếp theo;
(iv) Trường hợp cá nhân trực tiếp khai thuế đối với hoạt động cho thuê bất động sản thì cá nhân được lựa chọn khai thuế hai lần trong năm tính thuế hoặc khai thuế một lần theo năm tính thuế. Trường hợp khai thuế hai lần trong năm tính thuế, thời hạn nộp hồ sơ khai thuế lần thứ nhất chậm nhất là ngày 31 tháng 7 của năm tính thuế và lần thứ hai chậm nhất là ngày 31 tháng 01 của năm dương lịch tiếp theo năm tính thuế. Trường hợp khai thuế một lần theo năm tính thuế, thời hạn nộp hồ sơ khai thuế chậm nhất là ngày 31 tháng 01 của năm dương lịch tiếp theo năm tính thuế;
(v) Trường hợp tổ chức thuê bất động sản của cá nhân mà trong hợp đồng thuê bất động sản có thỏa thuận bên đi thuê là người khai thuế thay, nộp thuế thay thì tổ chức thực hiện khai thuế thay, nộp thuế thay cho cá nhân. Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế xác định theo kỳ thanh toán tiền thuê bất động sản.
Trường hợp cá nhân cho cá nhân thuê bất động sản thì cá nhân cho thuê bất động sản phải trực tiếp khai thuế;
(vi) Thời hạn nộp thuế chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn nộp hồ sơ khai thuế. Trường hợp khai bổ sung hồ sơ khai thuế, thời hạn nộp thuế là thời hạn nộp hồ sơ khai thuế của kỳ tính thuế có sai, sót.
(4) Địa điểm khai thuế, nộp thuế
(i) Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp hồ sơ khai thuế bằng phương thức điện tử.
Trường hợp người nộp thuế thuộc đối tượng có hoàn cảnh đặc biệt, bao gồm người cao tuổi, người khuyết tật, người thuộc diện bảo trợ xã hội, người cư trú tại địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội đặc biệt khó khăn hoặc thuộc trường hợp bất khả kháng khác, không thể thực hiện giao dịch điện tử thì nộp hồ sơ trực tiếp hoặc gửi hồ sơ qua dịch vụ bưu chính đến Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã;
(ii) Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bao gồm cả kinh doanh thương mại điện tử có nhiều địa điểm kinh doanh (cửa hàng) hoạt động trên cùng địa bàn một tỉnh, thành phố hoặc khác tỉnh, thành phố, thực hiện khai thuế tổng hợp chung cho các địa điểm kinh doanh trên 01 hồ sơ khai thuế để nộp cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp trụ sở của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh được xác định là địa điểm ghi trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh đối với hộ kinh doanh hoặc trên tờ khai đăng ký thuế đối với cá nhân kinh doanh. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thực hiện nộp thuế cho từng địa điểm kinh doanh.
Trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế thu nhập cá nhân theo phương pháp thuế suất nhân (x) doanh thu tính thuế thì hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh kê khai doanh thu và số thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân phải nộp theo từng địa điểm kinh doanh.
Trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế thu nhập cá nhân theo phương pháp thu nhập tính thuế nhân (x) thuế suất thì hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh kê khai doanh thu từng địa điểm kinh doanh và thực hiện nộp thuế giá trị gia tăng theo từng địa điểm kinh doanh, nộp thuế thu nhập cá nhân tại trụ sở chính;
(iii) Đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh chỉ có hoạt động kinh doanh trên nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số và không có địa điểm kinh doanh thì thực hiện kê khai, nộp thuế tại cơ quan thuế quản lý địa bàn nơi hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh cư trú: nơi ở hiện tại; nơi tạm trú hoặc nơi thường trú;
(iv) Cá nhân có hoạt động cho thuê bất động sản thực hiện khai thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân và gửi hồ sơ khai thuế cho cơ quan thuế nơi có bất động sản cho thuê.
Cá nhân có nhiều bất động sản cho thuê trên cùng địa bàn một tỉnh, thành phố hoặc khác tỉnh, thành phố, thực hiện khai thuế tổng hợp chung cho các bất động sản trên 01 hồ sơ khai thuế và lựa chọn 01 cơ quan thuế nơi có bất động sản cho thuê để nộp hồ sơ khai thuế trừ trường hợp tổ chức đi thuê khai thuế thay, nộp thuế thay. Cá nhân thực hiện kê khai doanh thu, thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân phải nộp và nộp thuế theo từng địa điểm nơi có bất động sản cho thuê;
(v) Thông báo địa điểm kinh doanh
Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có địa điểm kinh doanh ngoài trụ sở chính thì thực hiện thông báo địa điểm kinh doanh với cơ quan thuế quản lý trực tiếp trụ sở của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày địa điểm kinh doanh đi vào hoạt động theo mẫu do Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định.
Trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thay đổi thông tin, tạm ngừng, chấm dứt hoạt động đối với địa điểm kinh doanh thì thực hiện thông báo đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp trụ sở của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày thay đổi thông tin, tạm ngừng, chấm dứt hoạt động theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
Kết luận
Việc công ty thuê xe ô tô của cá nhân là giao dịch khá phổ biến trong thực tế, đặc biệt đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa có nhu cầu đầu tư phương tiện riêng. Tuy nhiên, để chi phí thuê xe được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định, bao gồm hợp đồng thuê xe, căn cước công dân của chủ xe, chứng từ thanh toán hợp lệ và các hồ sơ liên quan đến nghĩa vụ thuế của cá nhân cho thuê (nếu có).
Từ ngày 01/01/2026, ngưỡng doanh thu miễn thuế của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh được nâng lên 1 tỷ đồng/năm theo quy định mới. Điều này giúp nhiều cá nhân cho thuê tài sản, bao gồm cho thuê xe ô tô, không phát sinh nghĩa vụ thuế giá trị gia tăng và thue thu nhap ca nhan nếu doanh thu trong năm không vượt ngưỡng quy định. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần lưu giữ đầy đủ hồ sơ chứng minh giao dịch thực tế để tránh rủi ro bị cơ quan thuế xuất toán chi phí khi thanh tra, kiểm tra thuế.
Để đảm bảo hồ sơ thuê xe ô tô của cá nhân đúng quy định và tối ưu rủi ro thuế, doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến của các chuyên gia kế toán, thuế và kiểm toán trước khi thực hiện.
>>> Xem thêm: Dịch vụ báo cáo thuế tại Bình Tân TPHCM.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
- Công ty thuê xe ô tô của cá nhân có được đưa toàn bộ tiền thuê vào chi phí hợp lý không?
Có. Doanh nghiệp được đưa chi phí thuê xe vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN nếu khoản chi phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh và có đầy đủ hồ sơ, chứng từ theo quy định của pháp luật về thuế và kế toán.
- Thuê xe ô tô của cá nhân từ 5 triệu đồng trở lên có bắt buộc chuyển khoản không?
Có. Trường hợp tiền thuê xe từ 5 triệu đồng trở lên cho mỗi lần thanh toán thì doanh nghiệp cần thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt để đáp ứng điều kiện tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
- Cá nhân cho thuê xe ô tô có phải nộp thuế GTGT và thuế TNCN không?
Từ ngày 01/01/2026, cá nhân có doanh thu từ hoạt động cho thuê tài sản trong năm từ 1 tỷ đồng trở xuống thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT và không phát sinh nghĩa vụ thuế TNCN từ hoạt động kinh doanh. Trường hợp doanh thu vượt 1 tỷ đồng/năm thì thực hiện kê khai và nộp thuế theo quy định hiện hành.
Tác giả: Trần Thường Các Founder thương hiệu dichvukiemtoanbctc.com 15+ kinh nghiệm kiểm toán.
Thông tin Liên Hệ Dichvukiemtoanbctc.com – dịch vụ kiểm toán báo cáo tài chính, kiểm toán độc lập uy tín với hơn 15 năm kinh nghiệm
TÊN QUỐC TẾ: REPRESENTATIVE OFFICE OF VIET DRAGON AUDITING CONSULTING COMPANY LIMITED IN HO CHI MINH CITY.
TÊN VIẾT TẮT: REPRESENTATIVE OFFICE OF VDAC CO.,LTD IN HO CHI MINH CITY.
DỊCH VỤ KẾ TOÁN TRỌN GÓI UY TÍN GIÁ TỐT – TƯ VẤN THUẾ – DỊCH VỤ BÁO CÁO THUẾ TRỌN GÓI – DV KIỂM TOÁN ĐỘC LẬP – KIỂM TOÁN QUYẾT TOÁN DỰ ÁN XÂY DỰNG – KIỂM TOÁN CHI PHÍ CHUNG CƯ – DỊCH VỤ SOÁT XÉT BÁO CÁO TÀI CHÍNH – DỊCH VỤ THÀNH LẬP CÔNG TY
Web: https://dichvukiemtoanbctc.com/
Fanpage: https://www.facebook.com/Congtykiemtoandoclapuytin/
Linkedin: https://www.linkedin.com/in/d%E1%BB%8Bch-v%E1%BB%A5-ki%E1%BB%83m-to%C3%A1n-bctc-853074337/
