Chi lương từ 5 triệu đồng trở lên có phải thanh toán không dùng tiền mặt

Thời gian gần đây có nhiều câu hỏi liên quan đến việc chi lương từ 5 triệu đồng trở lên có phải thanh toán không dùng tiền mặt không? Vậy theo quy định hiện hành thì có những hình thức thanh toán lương nào? Thanh toán lương bằng tiền mặt thì có được xem là chi phí hợp lý khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp? Cùng các chuyên gia kiểm toán của thương hiệu dichvukiemtoanbctc.com 15+ năm kinh nghiệm tìm hiểu chi tiết nhất.

Quy định về hình thức trả lương hiện nay ra sao?

Hiện hành, hình thức trả lương được quy định tại Điều 96 Bộ luật Lao động 2019, cụ thể như sau: Người sử dụng lao động và người lao động thỏa thuận về hình thức trả lương theo thời gian, sản phẩm hoặc khoán. Lương được trả bằng tiền mặt hoặc trả qua tài khoản cá nhân của người lao động được mở tại ngân hàng.

Trường hợp trả lương qua tài khoản cá nhân của người lao động được mở tại ngân hàng thì người sử dụng lao động phải trả các loại phí liên quan đến việc mở tài khoản và chuyển tiền lương.

VẬY: Người sử dụng lao động và người lao động thỏa thuận về hình thức trả lương bằng tiền mặt hoặc trả qua tài khoản cá nhân của người lao động được mở tại ngân hàng.

Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế gồm những khoản nào?

… 8. Chi cho người lao động thuộc một trong các trường hợp sau:

a) Chi tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác cho người lao động doanh nghiệp đã hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật;

b) Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động không được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động hoặc văn bản của doanh nghiệp nước ngoài cử người sang làm việc tại Việt Nam (đối với trường hợp người nước ngoài được điều chuyển hoặc di chuyển trong nội bộ Tập đoàn, giữa công ty mẹ với công ty con); Thoả ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn.

b1) Trường hợp doanh nghiệp ký hợp đồng lao động với người nước ngoài trong đó có ghi khoản chi về tiền học cho con của người nước ngoài học tại Việt Nam theo bậc học từ mầm non đến trung học phổ thông được doanh nghiệp trả có tính chất tiền lương, tiền công và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp;

b2) Trường hợp doanh nghiệp ký hợp đồng lao động với người lao động trong đó có ghi khoản chi về tiền nhà do doanh nghiệp trả cho người lao động, khoản chi trả này có tính chất tiền lương, tiền công và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp;

b3) Trường hợp doanh nghiệp Việt Nam ký hợp đồng với doanh nghiệp nước ngoài trong đó nêu rõ doanh nghiệp Việt Nam phải chịu các chi phí về chỗ ở cho các chuyên gia nước ngoài trong thời gian công tác ở Việt Nam thì tiền thuê nhà cho các chuyên gia nước ngoài làm việc tại Việt Nam do doanh nghiệp Việt Nam chi trả được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp;

c) Chi tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp phải trả cho người lao động nhưng hết thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm thực tế chưa chi; trừ trường hợp doanh nghiệp có trích lập quỹ lương dự phòng. Mức dự phòng hàng năm do doanh nghiệp quyết định nhưng không quá 17% quỹ tiền lương thực hiện.

Việc trích lập quỹ lương dự phòng phải đảm bảo sau khi trích lập, doanh nghiệp không bị lỗ, nếu doanh nghiệp bị lỗ thì không được trích đủ 17%. Trường hợp năm trước doanh nghiệp có trích lập quỹ lương dự phòng mà sau 6 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ tính thuế doanh nghiệp chưa sử dụng hoặc sử dụng không hết quỹ lương dự phòng thì doanh nghiệp phải tính giảm chi phí của năm sau;

d) Tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do một cá nhân làm chủ; thù lao trả cho các sáng lập viên, thành viên của hội đồng thành viên, hội đồng quản trị mà những người này không trực tiếp tham gia điều hành sản xuất, kinh doanh;

… i1) Các khoản chi thêm cho lao động nữ, bao gồm: Chi cho công tác đào tạo lại nghề cho lao động nữ trong trường hợp nghề cũ không còn phù hợp phải chuyển đổi sang nghề khác theo quy hoạch phát triển của doanh nghiệp, bao gồm học phí (nếu có) cộng với chênh lệch tiền lương ngạch bậc (đảm bảo 100% lương cho người đi học); chi phí tiền lương và phụ cấp (nếu có) cho giáo viên dạy ở nhà trẻ, mẫu giáo do doanh nghiệp tổ chức và quản lý; chi phí tổ chức khám sức khỏe thêm trong năm như khám bệnh nghề nghiệp, mãn tính hoặc phụ khoa cho nữ công nhân viên; chi bồi dưỡng cho lao động nữ sau khi sinh con; phụ cấp làm thêm giờ cho lao động nữ trong trường hợp vì lý do khách quan người lao động nữ không nghỉ sau khi sinh con, nghỉ cho con bú mà ở lại làm việc cho doanh nghiệp được trả theo chế độ hiện hành, kể cả trường hợp trả lương theo sản phẩm mà lao động nữ vẫn làm việc trong thời gian không nghỉ theo chế độ;

i2) Các khoản chi thêm cho lao động là người dân tộc thiểu số được tính vào chi phí được trừ bao gồm: Học phí đi học (nếu có) cộng với chênh lệch tiền lương ngạch bậc (đảm bảo 100% lương cho người đi học); tiền hỗ trợ về nhà ở, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho người dân tộc thiểu số trong trường hợp chưa được Nhà nước hỗ trợ theo chế độ quy định;

… Mặt khác, tại điểm c khoản 9 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định khoản chi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.

Theo đó, quy định hóa đơn từ 05 triệu phải chuyển khoản để xác định chi phí được trừ chỉ áp dụng với hàng hóa dịch vụ thuộc phạm vi điều chỉnh của pháp luật về thuế giá trị gia tăng.

TÓM LẠI

Tiền lương trên 5 triệu thanh toán không dùng tiền mặt hay dùng tiền mặt, thậm chí bằng hiện vật như hàng hóa, chứng từ có giá… chi cho người lao động nếu thuộc các trường hợp không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thì không được trừ khi tính thuế TNDN.

Đối với việc chi tiền lương từ 5 triệu đồng trở lên có phải thanh toán không dùng tiền mặt để được trừ hay không, doanh nghiệp cần chờ hướng dẫn cụ thể từ cơ quan thuế để xác định chi phí được trừ khi tính thuế TNDN và thực hiện đúng quy định.

Kết luận

Tóm lại, pháp luật hiện hành chưa có quy định bắt buộc tiền lương từ 5 triệu đồng trở lên phải thanh toán không dùng tiền mặt. Doanh nghiệp và người lao động được quyền thỏa thuận hình thức trả lương bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản, theo đúng Điều 96 Bộ luật Lao động 2019.

Tuy nhiên, để đảm bảo chi phí tiền lương được tính là chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý đến chứng từ chi trả thực tế, hồ sơ lao động, quy chế tiền lương – thưởng và thời điểm chi trả.

Câu hỏi thường gặp

Chi lương từ 5 triệu đồng trở lên có bắt buộc phải chuyển khoản không?

Trả lời: Không. Hiện nay chưa có quy định pháp luật nào bắt buộc tiền lương từ 5 triệu đồng trở lên phải thanh toán không dùng tiền mặt. Doanh nghiệp và người lao động được quyền thỏa thuận hình thức trả lương.

Trả lương bằng tiền mặt có được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN không?

Trả lời: Có, nếu doanh nghiệp thực tế đã chi trả tiền lương và có đầy đủ chứng từ hợp lệ như hợp đồng lao động, bảng lương, ký nhận lương, quy chế lương thưởng theo quy định.

Quy định “thanh toán không dùng tiền mặt từ 5 triệu đồng trở lên” áp dụng cho trường hợp nào?

Trả lời: Quy định này chỉ áp dụng đối với việc mua hàng hóa, dịch vụ thuộc phạm vi điều chỉnh của thuế GTGT, không áp dụng trực tiếp cho tiền lương, tiền công trả cho người lao động.

Doanh nghiệp trả lương bằng tiền mặt có rủi ro gì khi quyết toán thuế?

Trả lời: Rủi ro lớn nhất là khó chứng minh việc chi trả thực tế, dễ bị cơ quan thuế nghi ngờ chi phí không có thật hoặc chi không đúng đối tượng, từ đó bị loại chi phí khi quyết toán thuế TNDN.

Doanh nghiệp nên trả lương bằng tiền mặt hay chuyển khoản?

Trả lời: Về mặt pháp lý, cả hai đều hợp lệ. Tuy nhiên, trả lương qua tài khoản ngân hàng được khuyến nghị vì minh bạch, dễ đối chiếu, giảm rủi ro thuế và phù hợp với xu hướng quản lý hiện nay.

📞 Hotline: GỌI NGAY 098 225 4812 – Mr. Trần Thường Các.

TÁC GIẢ: Trần Thường Các Founder thuong hieu dichvukiemtoanbctc.com.